部屬溝通惡意篇部屬利用溝通伎倆故意不懂裝懂或是刻意呼攏,甚至假傳聖旨,藉此暗度陳倉或圖謀一己之利,雖然可能一時得利自以為是,但最後受害的也仍會是自己。

 

不是每個主管都那麼的精明幹練,如果遇到部屬刻意的欺瞞,故意用溝通技巧來創造模糊空間或造成主管之誤解,藉此達到個人的目的,這點就非常的不可取。如此只會有短期的效果,所謂騙得了一時,卻騙不了一世,長期而言在職場上是走不遠的,到最後終究吃虧的還是自己。

自作主張、擴大解釋,把特例當通例

部屬與主管間溝通有落差,有時是部屬無知,有時是部屬太自以為是,但有時卻是部屬刻意為之。部屬故意詢問主管一個攏統的問題,就能得到一個概括的指示,然後自己就可以隨心所欲的擴大解釋,好便宜行事。

例如:公司規定客戶若要試用公司的產品,就必須要先簽定試用協議書,而協議書需要客戶公司及負責人用印。客戶覺得也不過就只是試用一下產品,幹嘛那麼費事,還要正式申請公司用印,這樣實在太麻煩了,於是就跟業務人員講,是不是可以簽名就好。業務人員為了業績能夠達成,當然是盡力幫客戶爭取,於是就跟老闆報告:「因為這家客戶的用印申請流程很麻煩,耗時甚長,所以可不可以請客戶採購單位簽名就好,而不需公司用印。

老闆大致瞭解了這個客戶的狀況後,認為這個客戶公司不用印並不會有什麼影響,於是就同意了業務的建議。但業務自從有了這個案例後,卻自行擴大解釋,把特例當通例,認為以後只要客戶不想用印的,就可以簽名代替,這可真的是大開方便之門。

我已經請示過老闆了,老闆說只要客戶有簽名就可以,不一定要公司用印。」業務繼上次老闆特別通融的案子過後沒多久,很快的又送了一個案子給出貨單位,要求立即出貨給客戶試用。

沒錯,老闆確實在上一個案子同意這樣的做法,但那個是特例,老闆並沒有說從此就改變規則。而遇到特例想要放行,最好是上簽呈,急的話也可以口頭請示,這點出貨單位也很了解,所以上個案子老闆有交代,當然是可以出貨。但這次情況一樣嗎?老闆也同意嗎?老闆後來有說過以後都可以比照辦理嗎?

不過業務人員說得是言之鑿鑿,還真令人難以不信,但出貨單位還是感覺怪怪的,總覺得事有蹊蹺,而業務又一直催說客戶很急,還真令出貨人員左右為難。

其實,絕大多數的人只要聽到別人說這是老闆同意的,幾乎都會放行,但因為這些業務過去的紀錄實在不怎麼好,可信任度不高,於是出貨人員就跟主管報告了這件事情,也說明了客戶急著要試用。

主管聽了,也懶得去猜業務所說的是否真實,想知道答案,二話不說,直接問老闆就對了。

結果老闆的回應也很乾脆:「我什麼時候說過可以直接以簽名代替用印的,這是哪個業務講的?

很顯然的,部屬自行擴大解釋,有可能蒙混一時,但只要一對質,馬上就會被識破的。將主管的意見自行延伸、自做解釋,容易會造成越權行為,所以最好還是問清楚主管的意思,及同意授權的範圍,否則一旦越權,可是犯主管之大忌。

包裹報告

部屬在報告時也常像立法院經常上演的戲碼,就是某某黨被對方立委指控包裹表決議案的情況一樣,故意夾帶細節包裹通過。部屬報告或請示時就只講一個大的方向或作法,當然,這個方向與作法是沒有問題的,只是其中的重要細節卻在說明時刻意的被忽略,就一併囫圇吞棗的給通過了。

MIS被廠商慫恿,想要更換某硬體設備,只可惜沒有預算。該設備雖然已使用了好幾年卻仍是堪用,尤其以目前景氣狀況,老闆一定會認為只要能用就繼續用,沒必要為了追求趨勢而做無謂的更新,因此,看來採購要通過的機會並不高。

這時剛好公司有一個大系統出了狀況,必須要更新,於是機會來了,MIS就把此設備包裹到這個新系統的採購案中,就一併給他包裹通過了。

若事情單獨拆開來看,主管可以很清楚的了解狀況作出判斷,但若是被包裹在一個很大的案子中,即使部屬也很誠實地說明內容,但由於主題不同,細節又太多,就很容易會被忽略,主管就可能被呼攏,而達到暗度陳倉的效果。

省略關鍵資訊

有些很賊的部屬,報告時故意只講部分資訊,獨漏關鍵細節,來獲得老闆的同意,但如果老闆知道了這些關鍵資訊後,答案恐怕就完全不同了。

客戶在產品的使用上發生了問題,因為沒有簽維護合約,因此在客服單位吃了閉門羹。由於客戶今年並沒有編列維護預算,因此問題就一直拖著,但問題不解決也不是辦法,於是客戶就轉向業務求助。

業務與客戶有不錯的私人情誼,為維持關係,業務就想了個辦法,直接去請示老闆,看可不可以請客服單位盡力協助客戶解決問題。

「請客服單位盡力服務好客戶」,這算什麼問題啊!又有什麼好請示的。客服單位的職責本來就該服務好客戶,除非客服單位沒有盡責,否則有什麼好問的。所以這個答案,老闆當然說可以囉。

業務人員很快的就將老闆的話轉達給客服單位,「老闆說請你們一定要盡力協助解決這個客戶的問題。

沒錯,老闆的意思就是如此,老闆的話也是從頭到尾一字不差,唯一差的只是老闆不知道這個客戶沒簽維護合約,已經不在保固範圍了。要不然的話,又怎會無緣無故的同意免費服務呢?

不懂裝懂

有些能力差的部屬,怕主管知道自己聽不懂主管說的話,擔心主管會認為他的領悟力太差,所以就會不懂裝懂。當主管說話時就拼命點頭,配合度超高,好像真能心領神會似的,這也是刻意的扭曲溝通的結果。

其實遇到這種狀況,主管只要問個問題請部屬回答或是請部屬說明一下,馬上就可以知道了,只是大多數的主管未必會觀察入微,當自己的意見得到部屬的高度支持,一切的防備就自動繳械了。

部屬不懂裝懂,其實受害的還是自己,因為最終搞不清楚狀況的結果還是會呈現出來,只是盡量往後拖延而已。部屬若是對主管交辦的事情不瞭解,可以適時地請教主管,若一時無法完全吸收,可以盡力的用筆記下來,回去再做功課。適切地請教主管,也能滿足主管高人一等、好為人師的慾望,又何樂而不為呢?

老闆為何不愛找基層員工溝通

中階主管的存在價值,就在於能夠承上啟下。主管同時需要做好對上與對下的溝通,那為何老闆不直接與基層員工溝通呢?

當然,管理幅度是一個問題,但有時公司不大,老闆也不願意直接跟基層員工溝通,又是為什麼呢?難道是為了顯示自己高高在上,不屑跟低階人員打交道嗎?

其實,因為基層員工大多懂得太少,看事情的角度層次過低,表達能力又太弱,經常說不到重點,老闆交代事情給太低層的員工,員工可能聽不懂老闆的意思,即使老闆詳細說明,員工也未必聽得懂;而低層員工向老闆報告時,也時常抓不到重點,說不出老闆想知道的重點,講了半天只是浪費時間,所以才要有中階主管來做中介與翻譯。

老闆簡單交代,主管就知道要做甚麼,並規劃相關細節交辦下面去執行,而部屬的執行成果,也需要主管整理重點來向老闆報告,老闆才能掌握狀況,所以,部屬搞定向上溝通,升遷就可能會有希望了。

 

 

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