要資遣員工該如何面對員工因為表現太差而被資遣一般都很難面對,其實有些主管要比被資遣的部屬還更難面對,這就像法官判犯人死刑一般,沒有人願意當那個把人送入刑場的人,若是還要再兼任劊子手那就更難了。主管面對這種情形,該如何減少資遣的衝擊,化危機為轉機,讓彼此雙方都能正面因應、妥善面對呢?

 

工被資遣的理由很多:表現不符要求、企業經營不善、改變經營方向、遷廠、被購併、惡意資遣……等等,對於惡意資遣,大家應該同聲唾棄,而對於大環境的變遷,恐怕也只能無奈以對,但對於無法勝任、愈做愈錯的員工,可就得要好好地來面對了。

不知哪裡做錯了

業助娟娟服務的公司過去規模不大,業務量不多,很多事情老闆都可以自行處理,要是真有些小事、雜事需要處理,就找業助娟娟兼著做也就夠了。只是後來隨著業務量的增長,老闆也愈來愈忙碌,會議、行程、電話量呈現直線上升,老闆於是開始認真地考量找位秘書來幫忙處理。

找個新人來當秘書,不但要花時間面試,找到後還需要一段磨合期,要是不適合,還要資遣也很麻煩,那倒不如從現有的員工中來找,則是既快又保險。於是娟娟就理所當然的雀屏中選,而業務部留下的空缺,就請業務經理再找人就可以了。

老闆是業務出身的,公司最重要的單位理所當然也是業務部,每次業務部的部門會議老闆都是親自與會,所以對於業務部每個人的狀況老闆可是掌握得很清楚的。

業務部前陣子新進了位業務小吳,試用期即將於下週屆滿,人資經理詢問業務經理對於小吳在試用期的表現的看法?是否要正式錄用?業務經理嘟噥了半天,對於小吳的表現說得是顛三倒四的,大致上他的意思就是小吳的能力不足、表現欠佳、但又不是全無可取之處。總之,要續用怕沒業績,要資遣又覺得似乎沒那麼嚴重,反正就是食之無味棄之可惜,所以這個決定還真是難下啊!

人資經理心想對於小吳的狀況老闆應該很清楚才對,那何不乾脆直接去問老闆還比較快一些。一問之下,老闆的答案果然是簡單明瞭,小吳根本就不適合當業務,努力度也不夠,老闆說完後就請人資經理直接資遣小吳。人資經理接著向老闆詢問了些有關小吳在試用期工作上的一些細節,也了解了小吳在幾個銷售個案上的缺失,以及老闆對小吳的關鍵評價。當一切準備周全後,人資經理就約談小吳。

新人試用期才剛屆滿就被人資經理約談,遇到這種情形,應該沒什麼人會認為會有什麼好事情,心裡多少會有個譜。只是小吳聽完了人資經理的陳述後,卻大感意外,「你會不會誤會了,你剛才說的這幾個案子,老闆從來沒有指責過我,反而鼓勵過我好幾次,如果我知道老闆對我的表現這麼不滿意,那我早就調整做法了,我是因為老闆贊成才這樣做的。」人資經理聽完後也同樣嚇了一跳,但是看小吳說得誠懇,不像是故意硬坳,可是也不能說是老闆的錯,一時下不了台,只好臨機應變,就再給小吳一個機會,這次說清楚了要求,並設定一個月內該達成的目標,若是一個月後無法達成,那就只好請小吳走路了。

業務部經理本來就是個只會做好人而不願做壞人的主管,看來老闆的個性比業務經理是有過之而無不及,雖然知道小吳的能力不行,但當面對當事人時,嘴巴就是說不出來。無法正確表達自己想法的結果,就是多浪費一個月的時間,也多付一個月的薪水,最重要的是多耽誤一個月的業績。

這件事情,一個月後,沒意外的,小吳仍是沒有改善,只好相見不如懷念了。

就在同時,娟娟調來當老闆秘書也過了幾個月了。

娟娟從業助轉任秘書,這幾個月做的情況應該還好吧!」人資經理在跟老闆報告資遣小吳的處理狀況時,順帶問了一下。

這一問,沒想到老闆竟然就像水庫洩洪般的大吐苦水。一直嫌娟娟的動作慢,反應遲鈍,最糟糕的是事情經常說不清楚,要她跟客戶或廠商安排個行程,總是弄得亂七八糟的,要是再這麼下去,恐怕客人都會被她給得罪光了,這樣哪能做秘書啊!

人資經理聽到這種情形,覺得事態嚴重,就趕緊找業務經理一起來與老闆討論,這才發現原來娟娟在當業助時的表現也是一樣的糟糕,只是業務經理放任不管一直都沒有處理罷了。因此娟娟也不適合回鍋再去做業助,大家討論了半天,實在找不到適合娟娟可做的工作,最後決定只好資遣娟娟。

那誰應該要和娟娟談呢?過去資遣不適任員工都是由部門主管負責,老闆其實從來沒親自上陣過。但娟娟的直屬主管就是老闆,那麼應該要由老闆自己去跟娟娟談才比較適當,只是人資經理擔心小吳的事件會再次重演,於是就請示老闆:「如果老闆覺得不妥的話,那就由人資這邊來協助處理也是可以的。」只是老闆礙於面子,就斜著一副不屑的表情跟人資經理說:「這件事我自己談就可以,今天下班前就會處理好。

隔天一早,神奇的事情發生了,娟娟照常來上班,不但準時上班,心情還特別愉快。有誰被老闆資遣後心情還可以這麼好的,真是令人匪夷所思。人資經理心裡真是疑惑斃了,到底昨天是發生了什麼事情,怎麼會有這麼戲劇性的發展。於是就去請示老闆,而老闆的回應則完全沒有意外。當然是在昨天就已經跟娟娟說清楚了,至於為何娟娟今天會如此表現,老闆也不知所以然,所以人資經理只好親自出馬來收拾這場鬧劇。

針對問題清楚表達

老闆昨天是不是有找你談話?」人資經理一本正經地問娟娟。

嗯!有什麼事嗎?」突然被人資經理問這麼個奇怪的問題,娟娟感到有點莫名其妙。

那老闆都跟你說些什麼?

喔!老闆就只是跟我隨便聊聊而已,就談了一些工作上的事情……

人資經理有預感恐怕事情不妙,就好奇的往下試探,「那老闆有說妳哪裡做得不好嗎?

娟娟理直氣壯的說:「沒有啊!老闆說我這幾個月當秘書做得不錯,給我很大的鼓勵。

人資經理聽到這裡就知道事情完蛋了,同樣的狀況又再度發生。老闆臨場退縮,話到嘴邊就轉了個彎、也變了個樣,於是人資經理就老老實實的把事實告訴娟娟,「我想老闆昨天可能跟妳說得太委婉了,導致妳誤解老闆的意思。老闆鼓勵你,並不是說你做得很好,而是說妳當祕書還有很大的改善空間……,換句話說就是妳的能力距離應有的水準實在落差太大了,所以老闆的意思其實就是說書。

其實娟娟並非不努力,也並非不認真,只是不知道自己做得不好而已。人資經理把一些娟娟在工作上表現不好的細節跟娟娟說明後,娟娟終於瞭解自己在能力上有不小的落差,也知道老闆對她真正的看法,就沒有意願再待下去,於是當天就離職了。

其實老闆心裡多少也明白自己無法面對會閃躲的問題,只是檯面上打死也不能承認就是了。對於人資經理這麼明快有效的處理,老闆實在感到很好奇,到底人資經理是怎麼談的,為什麼可以如此坦然面對,可以談得那麼理所當然呢?

關鍵在態度

你後來是怎麼跟娟娟談的,我看她情緒並沒有很激動,也似乎沒什麼抱怨的樣子。」娟娟離職後,老闆把人資經理找來,想了解整個處理過程。

老闆主動想了解狀況,哇!真是太陽打西邊出來了,這麼難得的機會,平常哪有機會跟老闆說教。人資經理見機不可失,除了說明是怎麼談的外,還趁機帶到最重要的關鍵,就是怎樣才能面對資遣員工的事情,否則下次老闆仍舊是會重蹈覆轍的。

我其實就只是清楚說明到底娟娟在哪些事情上做得不好,正常應該做到怎樣的水準,並且明確的舉例出來,也指出因為她做錯所造成的影響。」人資經理很快帶過重點,也沒有說明細節,老闆正露出疑惑的眼神,人資經理不讓老闆有發問的空檔,就緊接著說明:「其實這些都不是重點,能夠坦然跟娟娟談,最重要的是自己心態的調整,這點我其實調整了很久才做到的。

人資經理講到這裡稍微停頓一下,瞄了一下老闆的表情,看來老闆這時除了疑惑外還多了那麼點好奇,於是繼續接著說下去,「做人資的經常會碰到資遣或開除員工的事情,剛開始時其實真的是很難面對,要開口說出你被資遣了簡直是比登天還難。

要瞭解相關細節

人資經理這句話可是講到老闆的要害,老闆這時身體微向前傾,目光一亮,聚精會神的繼續聽下去,「我後來發現,要跟員工談離職,員工一定會強烈的質問他到底是哪裡做得不好,不但會問得很詳細,並且會盡全力來解釋,所以我後來處理的時候都會先問清楚相關細節,就像處理小吳與娟娟的事件一樣,在處理前一定會問清楚相關狀況。

當你愈瞭解員工的狀況,就會愈清楚必須要資遣的原因,負責人資的人有責任要為員工著想,就會思考是否有辦法可以協助他們改善,要不然幫他們調整單位,或是思考他們應該適合怎樣的工作。」人資經理若有所感地說。

聽到這裡,老闆似乎若有所感,想要接下去說,卻一時不知該講什麼,就繼續聽人資經理講,「我那時突然間就明白了,原來不得已要資遣員工其實是要為了他們好,要抱著為他們的未來著想,為他們好的心態,才有可能面對員工

所以要讓員工知道他們哪裡做得不好,才會知道需要如何改善要提供教導協助,他們才有能力改善要給他們時間,他們才有機會改善如果我們這樣幫他們,員工仍舊是做不到,那顯然他們就是不適合這份工作了,接下來還可以再幫他們想看看有那些單位的工作是可以試試看的,要是沒有或是他們也不願意,那麼把他們留在公司不是在耽誤他們的將來嗎?因為在這裡他們工作做不好,沒有發展空間,沒有升遷機會,整日受挫,毫無成就感,那何不早點變換跑道,免得浪費時間,人生才有未來。

不是能力差而是不適合

我跟娟娟就是這樣談的,她已經做過業助與秘書兩個職位,結果都很糟糕,最大的問題點就在於她本身反應能力差,做事不細心,這點我舉了很多例子跟她說,她自己也清楚一般人大都誤解以為助理或是秘書的工作比較低階,只要努力就能勝任,但事實卻非如此,擔任助理尤其是秘書的工作,反應能力要好,手腳要快,心思要細,只是不需太多的專業而已。娟娟的本質並不適合這份工作,像這種本質與個性上的問題,想要改善也很困難。若是繼續做下去,即使努力也不會有甚麼成果,只會愈做愈痛苦,遲早自己也會離職的,倒不如趁早改變方向,去找不需反應好的工作。所以我建議她可以往製造業發展,找面對機器的工作,這樣她才可能有發揮的機會,未來不管職位或是薪資才有機會往上調升。

老闆瞭解了人資經理跟娟娟談的細節後,就很好奇,「那娟娟聽完後的反應如何?

娟娟覺得我講的有道理,也幫她考量過其他可能的工作,只是她沒有意願就是了,而且她自己也說,其實她做祕書的壓力很大,每次聽到電話鈴響都緊張得要命,並且事情沒做好她也很自責。後來我跟她解釋其實並不是她不好,只是找錯方向,一直在做不適合她的工作,這時她反而整個心情放鬆下來,一副如釋重負的樣子,既然已經知道方向,那幹麻還要在這裡浪費時間,所以馬上就接受資遣了。

要為他著想還要幫助他

人資經理繼續補充說明:「前陣子資遣MIS新人也是同樣的狀況,我告訴她因為她的邏輯概念不好,實在不適合走軟體開發的路線。這幾個月來雖然程式寫得出來,但是bug實在是太多了,多到令人防不勝防。因為她程式寫作的邏輯怪異難測,別人想要修改還真的不知道該從何下手,不如全部重寫還來得快些。在這種情況下,MIS主管沒有一支程式敢請她開發,所以程式開發的工作實在不適合她。但以她目前的程式基礎,若用在其他方面當作輔助技能,卻變成很大的優勢。而她平時做事認真,個性積極,又喜歡與人溝通,所以就建議她不應該繼續當工程師,應該去找業務或客服助理相關的工作。在這些領域以她這樣的電腦能力,還真是高人一等,工作績效也會比其他人高很多。我幫他分析完後,也給他時間去找工作,而她去應徵的工作也會找我商量看是否適合,後來她很快就找到新工作,最後也自請離職而不要求資遣,因為她覺得被資遣的感覺很不好,像是被淘汰的感覺,就自己提辭呈重新開始新的發展了。

老闆聽了深表贊同,只是覺得要做到這樣應該不很容易吧!「那公司其他主管都能做到嗎?

人資經理嘆了一口氣,「其實真的是很難,公司大部分的主管遇到不適任的部屬時,要不閃躲不理,要不就是直接罵部屬笨、反應太慢、能力太差,做得太爛了,造成大家的困擾。就只會責備部屬,逼迫員工離職,這樣當然會鬧得大家不歡而散,而最糟糕的則是被資遣的員工離開後仍會心有不服,經常為了想證明自己是對的,反倒繼續找相同的工作,結果反而害了他們。

每次遇到這樣的事情,我都跟各主管講,如果你們沒辦法處理,沒關係,那就交給人資處理好了,不過要先做好準備工作,要一步步的讓部屬知道自己的不足與缺失,沒有人能夠接受昨是今非的事情,就像業務小吳的例子一般。除了要讓部屬知道問題點外,還要給他機會,設定目標,並全力協助他,其實這些也花不了主管多少時間,直到最後大家都努力過了,要是仍是沒辦法達成,也算幫員工了解自己,人資會再協助他找其他工作,這樣相信大家應該都能接受。

 

 

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