秘書門檻低的工作除了作業員外,大概就屬助理、行政、秘書類的工作吧!對於社會新鮮人而言,沒有工作經驗,對專業也沒有把握,以助理職位做為職業生涯的起點,似乎也很理所當然。既然門檻低,那麼應徵的人就多,競爭勢必激烈,那麼應該要具備那些條件,才能夠脫穎而出呢?

人力銀行刊登個「工程師」或是「管理師」的工作,竟然會沒人來應徵!真是奇怪了,不是很多人都找不到工作嗎?怎麼會沒人投履歷呢?只好想個辦法,把應徵的範圍擴大,將原來應徵的職稱前面加個「助理」以及「高級」兩個字,應徵的職位就變成「助理工程師」、「工程師」、「高級工程師」,以及「助理管理師」、「管理師」、「高級管理師」,沒想到,新職位刊登後履歷就如雪片般紛飛而來,應徵者的學歷不但是大學畢業還是本科系、甚至還有碩士來投履歷的,但最有趣的卻是——全部都是來應徵「助理」工作的。

過去大多是學歷低、專業差、沒經驗或是非本科系的人才會去應徵助理類的工作,但現在卻經常看到本科系大學生、碩士也來應徵助理的工作,搞得競爭異常激烈,是發生了什麼情況才會變成這樣?究其原因——沒自信是也。由於大學氾濫,人人可進大學,加上學校把關不嚴,學生努力不夠,渾渾噩噩過了四年的結果,面臨求職時當然會沒有自信。

助理的工作

助理類的工作,就是協助專業職或主管職的人處理相關事務,事情不需自己判斷、無須擔負責任、不怎麼需要專業技能、只要照著指示去做就是了,還可以藉此來學習專業技能,累積經驗,不過最重要的應該還是工作壓力應該比較低吧!

所有助理類的工作,共同的工作內容應該就是行政作業,尤其是行政助理、部門助理以及秘書,因此具備行政處理能力是成為一位助理最基本的要求

行政處理能力,大致包括公文處理、檔案管理、文書處理、行程安排、會議安排、報表整理、表單填寫……等等。因為現在行政工作幾乎都需要用到電腦處理,所以對於電腦操作、Office軟體的熟悉度就變得很重要了。

一般行政助理的工作大致如下:

n   公文處理

包括一般公文、簽呈、表單之收發以及歸檔。有些政府單位或公司已推行電子公文系統,故無人工作業,但因為各公司所採用的系統不一,所以這部份可以等到上班後再開始學習即可。

n   文書處理

主要是電腦打字以及排版,一般都是使用Word軟體,中文打字速度最基本要求每分鐘應達30~40字,若是需要經常輸入大量稿件,則每分鐘最好能達70~80字,專業的打字人員大概每分鐘都有100字以上的能力。

至於排版方面,能夠熟悉Word的排版即可,大部分人對於Word的排版都不熟悉,因此浪費很多時間在排版上面,對於Word排版,應該要懂得縮排、段落設定、頁碼、頁首頁尾、表格、項目符號、編號、多層次清單、會使用樣式則更佳。

n   會議安排及行程安排

會議安排及行程安排最主要是聯絡相關單位與人員,協調時間,並做好相關準備工作,如預約會議室、準備會議資料、會議使用器材準備、會議室整理、發送會議通知、擔任會議記錄等等。若還要幫忙製作投影片則必須要會Power Point。

n   報表製作

報表製作除了要會Word外,最好還能會Excel,除了基本操作及運算外,要會簡單的函數,如SUM()、AVERAGE()、COUNT()、IF()、SUMIF()、COUNTIF()、如果能會VLOOKUP()更佳;各種統計圖表的製作亦必須要會。

n   雜事處理

各家公司狀況不同,有些公司還可能要做些環境整理、電話接聽、接待、倒茶、訂便當……等等雜事。還有就是主管交辦的工作,要能夠達成主管的要求、完成主管交辦的事項。

好助理關鍵

助理需要會的技能不多,一般的行政事務也很容易上手,因此門檻不高,但助理要處理的事務繁雜,要能應付各種需求,處理事情的速度要快,所以要做好助理工作的關鍵不在技能而在個性與工作態度

一位好的助理,他的個性應該是:有耐性、做事謹慎細心、反應佳;而工作態度應該是:服從、做事認真、肯吃苦、不怕煩;最忌諱的則是:粗心大意、不認真、反應慢、愛八卦、動作慢,所以別以為助理的職位低,反應遲鈍、粗心大意的人也能勝任,你如果這樣想,那恐怕就誤會大了。

專業類助理

除了行政助理或是部門助理外,有些助理工作是協助專業人員處理事務,例如:工程助理、研發助理、工務助理、業務助理……等等,這類專業助理除了行政工作外,還需要基本的專業概念,但對於是否具有工作經驗則較不重要。就是因為如此,很多對自己專業能力沒信心的人才希望能從助理的工作開始做起,因為只要稍微具備該領域的基本知識,再加上肯努力就有錄取的機會。

其中業務助理的工作則較為不同,業助的工作內容各行業雖有些不同,不過一般通常都是:客戶資料蒐集整理、訂單作業(報價單製作、訂單製作、Key in 電腦系統)、協助業務銷售、聯繫客戶、銷售報表整理、貨款整理與催收,若是固定客戶例行性的訂單有時會讓業助來處理,如果是貿易公司或是有出口業務,還會增加報關相關作業。

助理的升遷

行政助理、部門助理因為沒有專業,所以晉升的困難度很高,除非在這段期間學會了某項專長,否則想要晉升或調薪都很不容易。

專業助理要晉升會比較有機會,尤其是當正職工程師出缺時,就很有可能會把助理升上來。專業助理升遷的關鍵還是在於專業技能的程度,在擔任助理的期間,如果自己很認真的學習專業技能,表現得好就很有機會獲得拔擢。

秘書的工作

秘書的工作大致與一般行政助理差不多,但還是稍稍有些不同。秘書一般是負責主管或老闆個人工作上的事情,也有些會包括到要處理老闆私人的事情。最常見的工作內容就是行程安排、接聽電話、文書處理、資料整理等等。

要做好秘書的工作,同樣需要良好的反應能力、靈活度要夠、還要再加上另一個重要因素就是要能被信任,尤其是老闆的秘書,是否能夠獲得老闆的信任是很重要的

秘書的升遷

秘書的升遷就很詭異了,做得特別好的秘書反倒可能沒什麼升遷的機會,因為老闆太依賴你了,捨不得把你調單位,就只好繼續做秘書,除非公司規模很大,老闆身邊需要好幾位秘書,才有可能有晉升的機會,不過這種情況實在是很罕見,所以就常會見到做一輩子的秘書。

此秘書非彼秘書

「執行秘書」或是「秘書長」與我們一般常見的董事長秘書、總經理秘書或是主管秘書雖然名稱上都有「秘書」兩個字,但事實上是有很大的不同的。

一般所謂的「執行秘書」其工作性質通常都類似特助(特別助理),是很高階的幕僚人員,其職階大約等同於公司的一級主管,甚至更高階,經常扮演老闆分身的角色,所以權力是非常大的,這跟替老闆安排行程處理雜務的秘書可是全然不同的,可千萬不要搞混了。

易犯的錯誤

若是部門助理或是行政助理,有時還會兼任主管秘書,因此經常主管會透過助理來對部屬或是其他單位的人傳話,有時部門人員的工作報告或是文件也會透過助理轉呈主管。大家對這類的秘書或助理態度會比較客氣,久而久之,秘書或是助理很容易就會自我膨脹,說話時常會忘了自己是誰,不但容易得罪人,還順便幫主管得罪人,因此,這類的助理或秘書要特別注意自己的態度,在傳達主管意思時,要只傳語意不傳語氣,千萬不要把自己升格給主管化了

 

 

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留言列表 (12)

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  • 悄悄話
  • MissMiss Hsu
  • 您好.你的文章很好看!我看了財務.會計 那一篇跟這一篇.
    我有個問題.那主辦會計的的薪水低於行政助理及業務助理.
    這樣是合理的嗎?謝謝您

  • 當然是不合理的
    除非這家公司自己沒在記帳,是給事務所代記帳,那麼會計沒什麼實質功能與專業,薪資自然就低了。

    凌帠 於 2013/11/20 05:15 回覆

  • parachute1717
  • 謝謝您的分享!!
    已把這裡加到書籤列了!:)
  • 悄悄話
  • 悄悄話
  • 悄悄話
  • chingshama313
  • 值得閱讀的文章,支持!!
  • thanks

    凌帠 於 2016/01/25 19:40 回覆

  • yuhui.lien
  • 秘書的升遷:
    秘書→小三→夫人
  • 呵呵呵

    凌帠 於 2016/05/03 20:38 回覆

  • 悄悄話
  • 悄悄話
  • picsmurf73951
  • 看完你的文章學習很多,謝謝!
  • 不客氣

    凌帠 於 2016/11/30 22:16 回覆

  • a4610221
  • 想請問您是如何培養自己寫出這些文章的,
    我感覺自己的文法與修辭和詞藻都停留於國中時期沒有長進,
    不知道要如何培養比較好
  • 寫部落格前不太會寫文章
    決定寫部落格後,每天大量閱讀小說、文學作品,以及如何寫好文章的書籍
    並大量寫文章,
    多讀、多練習就是了
    推薦好書:寫作吧!你值得被看見

    凌帠 於 2016/12/01 17:22 回覆

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