老闆的弟弟在保險公司服務,毫無疑問的,公司的團保當然是由老闆的弟弟來承保。公司會計師不知道這個情況,因此介紹朋友給管理部主管想承接團保,會計師平時就幫管理部主管不少的忙,且會計師也已經向朋友誇口說一定能幫他,因此這個請託管理部不幫是不行的,但以公司目前的情形,恐怕是想幫也幫了。這個請託,不幫不行,又幫不成,可該怎麼辦才好?

誰無朋友!在工作上難免都會遇到人情請託的事情。有些人想表現出自己很有影響力,對某家公司是罩得住的,所以只要有人找他幫忙,就會向公司請託某些事情。要是事情順利達成,就能顯出自己是很夠力的,但若是沒辦法做到,那面子可就掛不住了。對於被請託的人,可能平時有些事情要靠別人幫忙,欠了些人情,別人合理的請託,剛好禮尚往來,還些人情;但有時就是天不時、地不利又人不和,即使只是舉手之勞,就硬是做不到,而只是這點小忙,在情理上當然是不能拒絕的,可是自己實際上又幫不上忙,那可真是麻煩了?

以不違反公司規定為原則

人情請託的事情可大可小,處理原則簡單的說,就是不能違反公司的規定,當然更是不能違法。尤其是與採購相關的事情會特別敏感,很容易造成營私舞弊或是圖利廠商,往往一個不小心,可能就會捲鋪蓋走人,所以在處理上不得不慎。

處理這類事務要很有技巧,如果不是因為自己私人關係的請託,譬如說大客戶、廠商或是某社會有力人士提出的需求,可以的話,都盡量向老闆報告,這樣比較保險,但如果是自己朋友或是親戚的請託呢?最常見的就是希望你能夠採用他們的產品、或是介紹人來公司,或是公司能購買他們的保險。如果你是承辦人員,或是承辦單位的主管,這當然是會有影響力,否則別人又為何會來請託你,可惜的是你不是老闆,否則事情就好辦多了。其實即使是請託老闆,事情也不盡然會較容易處理,因為要是有心經營的老闆,也不想去破壞公司制度,而老闆是最難拒絕請託的人,所以在某種條件下,老闆反而變成是最難處理事情的人。所以一家有制度又想遵循制度的公司,受到人情請託,事情要妥善處理恐怕就很傷腦筋了。

如果受到請託的事情實在是礙難辦理,那麼千萬不要硬去達成。譬如說有人請託希望你能採用他們公司的產品,但他們的產品品質顯然不符合公司的要求,那麼不管價格多低,都千萬不能放水。如果品質水準一般,但價格較別家貴出許多,也同樣不能放水,否則就是圖利廠商。那麼既然品質符合要求,價格又便宜,那還要請託你幹嘛呢?

感謝萬分,審慎處理

有些公司成立時間不久,沒有知名度,市場上對其產品品質也沒有參考依據,因此這類公司想要成為某些大廠的供應商,或是接到大客戶的訂單是很困難的,甚至要報價都不得其門而入。例如某些大廠對關鍵零組件的採購會特別嚴格,如果目前的廠商供貨品質穩定、配合良好,其他廠商想要切進這家公司可就是非常困難,如果你的產品品質好、價格優,但就是打不進這家公司,這時找位對這家公司有影響力的人來當你的敲門磚可就大大有用了。

如果是介紹廠商或人才來公司,受請託的人,絕對是要表現出萬分的感謝,並積極的去配合,絕不能面有難色,或做出白目的回應:「我們現在的供應商表現非常好,所以應該不缺供應商」或是「最近景氣不好,公司不缺人」。讓請託人當場吃閉門羹,那麼我看大家以後要怎麼往來。「過去也幫你們不少,如果這點面子都不賣,那以後有事就不要再來找我了。」

一家正派經營的公司,是不會靠關係就放水的,因為那樣會嚴重損傷到公司的商譽。但這並不是說就不能介紹人、事、物來給公司。只要有人介紹都是好的,但要符合公司需求才能予以採用,若是不符需求,就需要很有技巧的來婉拒,就是即使公司不採用也要讓請託的人不失面子才行。因此如果要人情請託,可以讓你送樣,但不能直接採用;可以來報價,但卻不能內定。可以提供較多的資訊以及協助對方取得合格的條件,這是可以做到的。要是仍舊不行,那麼就要讓請託的人不失面子,甚至還覺得你很夠意思,這就是處理的技巧了。

小張最近剛換工作,踏入保險銷售的領域,因此積極的想要有所表現。為了拓展客源,小張積極的去找朋友,看能不能介紹些客戶給他。某日剛好去拜訪一位做會計師的朋友:「你簽證的公司那麼多,可不可以介紹幾家客戶給我。」會計師很想在他的朋友面前展現他多年經營的成果,就很豪爽地說:「沒問題,我跟客戶的關係很好,只要我跟他們說一聲,你馬上就可以開張了。」

會計師最近在查帳時剛好知道某公司的團保即將到期,管理部每年都會找三家廠商來比價,這時剛好可以把這家公司介紹給小張,而且會計師與這家公司管理部的王經理很是熟識,平時就幫王經理很多忙,心想就這點小事要王經理幫個忙應該絕對是沒有問題的,於是馬上就拿起電話:「王經理,我有個很好的朋友在做保險,我上次聽說你們團保好像快要到期了,我這個朋友他的服務很好,而且我跟他又很熟,價格上,一定會給你特別優惠讓你滿意的,我介紹他給你認識,他會再跟你聯絡。」會計師一放下電話,很愉悅的就跟小張說:「可以去報價了」。

只是簡單的團保,在正常情況下當然是沒有問題的,尤其價格又有競爭力。但天知道老闆的弟弟剛好就是在做保險的,所以公司的團保一直都是老闆的弟弟負責承保。這下可麻煩了,會計師的忙不能不幫,因為他已經答應別人了,總不能當場給他難堪,讓他下不了台。而自己平時也很靠會計師的幫忙,要是得罪了,未來想請會計師額外的幫忙,恐怕就沒那麼容易了。但真想要換保險公司恐怕也是「不可能的任務」,這件事也不太可能去跟老闆講,那到底該怎麼辦啊!看來也只能先跟會計師說沒問題,一定會全力配合的。

小張透過會計師的介紹,後來就直接跟王經理聯絡保險的相關事宜。王經理對小張的態度非常好,很盡力的配合,並詳細的說明公司的需求,也請小張盡速報價。檯面上至少也要讓會計師很有面子才行,對於這點,小張還真是感受深刻。

接下來就是如何處理這個不可能的任務了。王經理首先向小張說明公司的管理制度是很嚴謹的,必須要遵照內控制度的規定執行,因此所有的採購案都會請三家報價,在內容品質相同的條件下,以最低價者得標。因此若他想要拿到這張保單,價格方面也需要充分配合,否則會無法符合公司的規定。雖然如此,王經理還是會提供充分的報價資訊,讓小張能夠充分的掌握狀況,另外就是如果兩家價格相同時,會特別推薦小張,這樣得標的機會就會大增。

小張聽了之後很是滿意,覺得會計師真的很夠力,管理部確實是很用力地來配合。經過幾次報價,小張都能掌握情報適時的報到最低價,老闆的弟弟當然也是勢在必得,但也同樣的不能高於其他家的報價,所以也只能配合降低報價,這樣一來一往的報價,已經幾乎快到各家的底線,這時王經理若再不收手,恐怕老闆就要來關切了。

已盡心協助了,無奈老天不幫忙

王經理就跟小張說:「這次團保突然跑出一個程咬金,經過幾次報價後,價格一直緊追不捨,其間老闆的秘書來問了幾次報價狀況,後來才知道他是老闆的弟弟,難怪他的價格能夠報得恰到好處,且他應該就是勢在必得,要跟老闆的弟弟競爭恐怕不太容易。目前雙方報價相當,都差不多到了底線,我會在報告中傾向於推薦你們,不過最後的決定權還是在老闆。」小張對於王經理的鼎力協助感到十二萬分的感謝。

事實上,小張根本就不可能拿得到這張保單,但王經理還是很盡力的幫小張的忙,重點只是在於判斷何時該收手而已。要讓小張真的參與競價,也要適時的讓小張知道有個強勁的競爭對手,自己已經盡全力幫忙了,無奈對手是老闆的弟弟,盡管如此,仍是全力以赴,即使最後沒有達成,也算是仁至義盡了。因為自己已經盡心盡力了,沒達成就只能怪真是老天不幫忙了。在這個比價過程中,王經理還得到的附帶的好處,就是剛好趁此機會讓老闆弟弟的報價降低一些,也算是幫公司節省成本。

小張雖然沒能拿到這張保單,但對於管理部王經理的幫忙還是非常的感謝,沒能拿到保單這是必然的事情,有誰能夠跟老闆競爭呢?而王經理也已經非常盡力了,冒著得罪老闆的風險,來幫自己,並且價格已經很低了,對方仍是不肯退讓,顯然無論如何都要拿到保單,再加上這層關係,結果當然是可想而知。

小張對於會計師也是非常感謝,雖然最後的結果未能達到目的,但仍是覺得欠他一個人情,也對會計師很是感謝,說明王經理非常的幫忙,顯然會計師是很有辦法的,這也讓會計師感到很有面子。

事後小張親自登門向王經理道謝,感謝他的協助,能夠認識對方是很好的機緣,希望未來還有機會的話,可以再配合,大家也因此事成了好朋友。

這個例子如果發生另外一種情形,處理起來也同樣是很傷腦筋的。就是如果老闆暗示你公司團保一定要給他弟弟承保,而老闆的弟弟自恃有老闆撐腰,價格就是不願配合,報價硬是比別人要高,這時王經理又該如何處理,才能同時滿足老闆又符合公司的規定呢?

碰到這樣的情形,處理上最簡單的方式就是請其他廠商配合,報個較高的價格。不過要找到願意配合的廠商恐怕也是很困難的吧!其實其他廠商只要知道這個案子已經內定了,其他人都是來陪榜的,就幾乎不會有人願意來報價,大家又何必浪費自己的時間去做這無意義的事情呢?所以這個方法說來簡單,實際上卻很難做得到。

正常情況下,我們做事當然是要秉公處理,但老闆已經特別交代了,你能夠不照辦嗎?而公司的內控內稽制度又不能略過,在這個情況下,總不能要老闆選擇三家廠商中價格最高的一家,這樣也未免太詭異了,不是擺明了是在圖利廠商嗎?所以這時的處理方式就是價格雖然高,但要讓他高得有道理,並且很難跟其他家做比較,這樣就不會有問題。這時可以利用每家保險公司的保險內容組合上之差異來解決。每家保險公司都有自己特殊設計的產品,特別強化某些項目,或是在某些項目上較為優惠,只要說明這樣的條件特別符合公司的需要就可以了。所以可以請老闆的弟弟報的保險內容要與其他家稍微有些不同,再強化這不同的部分特別符合公司的需求,因此,價格雖然較高,但因為有更好的保障,這樣就可以順理成章地選這家了。

面子才是關鍵

人情請託的結果雖然重要,但更重要的是過程,別人請託你,就是要你賣個面子給他,因此如何能夠做足面子給對方,比實際的結果更重要。要做足面子,態度才是真正的關鍵,只要你是真的想要幫忙,又真正的付出努力,對方就能感受到你的付出,這樣才能對請託的人有所交代。

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