凌帠的管理世界

電視新聞常報導某學校學生擁有的證照全國第一，每個人至少都有幾十張證照，好像證照愈多的人，就代表著專業能力愈強。但每次錄用證照齊全的人，一上線作業卻常發現他根本不會做。專業證照愈多就代表能力愈強嗎？你真的想反了。
 你為什麼要去考證照？因為找工作時，每家公司都會要求要有證照，沒有證照可能連面試的機會都沒有。所以「證照是必備的」，我想這點應該是無庸置疑的。
 但是，如果你已經有多年的工作經驗，你也積極的去考各種基本專業證照，那又是為什麼呢？

填寫表單時，申請人有時會漏填項目，或寫錯內容，主管在審核時並未發現，且老闆也核准了，最後當表單回到承辦人員執行時，才發現資訊不足或資料錯誤而無法辦理，這時該退件嗎？可是老闆已經核准了，誰有膽敢退老闆的件；但是不退又辦不下去，那麼到底該怎麼辦呢？
每家公司都有一堆表單要填寫，其中有些申請單必須要填寫很多詳細資訊，如請假單、出差旅費申請單、用印申請單、費用申請單、出貨單……等等。要填的單子這麼多、內容又繁雜，所謂「吃燒餅沒有不掉芝麻粒的」，只要是人就會犯錯，那麼偶而發生表單內容填錯了，或是應填寫的項目漏填了，又有什麼好大驚小怪的。
這些表單通常主管在審核時很少會仔細檢查填寫的內容，尤其是老闆，因此簽核的過程都很順利，各個主管都是閉著眼睛簽，最後老闆也是大筆一揮就核准了，只是表單回到了承辦人員要執行時，這才發現有些關鍵項目填錯了，這可該怎麼辦？
照理說表單填錯或項目漏填，應該要將這張申請單退回的，只是這張單子是老闆核准的，這下可麻煩了。因為如果這張單子不很重要，例如文具申請單，一般只會簽到部門主管，所以退回重送時跟主管講一下，不會有什麼大問題，但若這張表單是「老闆」核准的，這……可以退回嗎？更重要的是，這……你敢退回嗎？

調任新部門後，仍需繼續完成之前負責的專案，而前部門主管為了要掌控專案進度要求要參加部門會議。如果參加的話，會得罪新部門主管，不參加的話則會得罪前部門主管，此時該怎麼辦？
原則上，每位員工應該只有一位直接主管，這樣才能有效指揮與管理，一位員工要是同時有兩位以上之主管，就很容易造成無所適從的現象。這種情形也是矩陣式組織最為人詬病的地方。我們應該盡量避免發生此種情形，但在職場中卻又在所難免，有時因為調任新部門時，原部門尚有工作未完成，一時之間又找不到人可以交接，這時就只好同時執行兩個部門的工作，同時面對兩個主管，該如何兼顧呢？
張某原隸屬於專案工程處，擔任專案經理職務，表現很是優異。公司另一單位顧問服務處經理突然離職，部門內找不到合適的接替人選，要重新聘僱新人也不容易，因為擔任這個職務的人要對公司業務非常熟悉才行，找個新人進來，沒有辦法馬上進入狀況，需要一段時間才能熟悉業務，所以最好的方法就是內調，看看其他部門是否有合適的人選可以調任。
顧問服務處處長平時就對張某的表現很肯定，幾次有機會與張某接觸，感覺也很好，遂主動找專案工程處處長協商，是否能夠幫個忙，讓張某過來擔任部門經理的職務。

訂立目標就是要能夠被達成，有執行力才能有效地達成目標。我們常看到很多公司訂定年度營運目標時，考量到公司今年的業績水準，以及明年的市場景氣，所以明年的業績目標應該可以達到多少多少。結果景氣一如預期，但業績達成就是不理想，當初訂目標時並非天馬行空、遙不可及，員工也很努力，但為什麼就是無法達成目標呢？
有時候沒有達成目標並不是執行的人沒有執行力，而是一開始設定目標時就已經注定這是個達不成的目標。
那麼到底問題出在哪裡呢？
問題就出在目標設定的方法上，設定目標時須同時考量兩個層面。第一是你想達到的成果；第二則是你是否有足夠的能力與資源去達成。我們往往只考慮到第一個層面，卻都忽略了第二個層面。

公司發生了嚴重問題，總經理下令要馬上解決，大家也很認真地去執行，但問題始終沒有改善。總經理很是不滿，認為大家沒有盡力，就要求要更加努力去執行，但結果仍是一樣，到底是出了什麼問題，為什麼大家都沒有執行力？
我們常看到一個現象，就是當事情進行得不順利的時候，主管通常都不認為是自己的作法不對或是想法不對，而只會認為是執行人員不夠努力。所以改善的方法就是要求他們要更加努力。愈努力朝錯誤的方向去做，結果就愈不理想，有趣的是，當結果愈不理想，改善的作法卻是去要求要加倍努力，如此一直惡性循環下去，直到無法收拾的地步。奇怪的是，當事人為什麼就是沒辦法去發現這個「愈努力，結果卻愈糟糕」的奇特現象呢？
李敖曾在電視節目中說：「什麼樣的人是笨蛋，就是一直用原來的方法去做，卻期望得到不同結果的人。」很不幸的是，在這個社會中我們幾乎天天都可以看到這樣的事情在發生，因為沒有人會認為自己是笨蛋。每個人都認為自己的想法是對的，做法是對的，之所以沒得到好的結果，都是因為別人的努力不夠，沒有執行力，從來不會去檢討問題的根源是什麼。關於這點，愈高階的主管會愈嚴重，能力愈差的人也愈嚴重。
某公司因為經濟不景氣，業績大幅滑落，該發的獎金都沒發，員工怨聲四起，覺得繼續待在這家公司看起來是沒有前途了，所以很多人就遞了辭呈離開了公司，其中還包括了幾位部門主管。幾個月後業績稍有好轉，市場景氣看來也有復甦的現象，公司遂開始找人。很幸運的新人很快就補進來了，此時市場買氣突然大好，人員根本來不及訓練就要馬上上場，於是內部作業一團亂，該填的表單沒填，或即使填了，也是錯的，該寫的報告沒寫，該給客戶的資料沒給，該提供的服務也漏掉了。

面談時應徵者一般都很容易緊張，一旦緊張就很容易失常，就沒有辦法表現出應有的水準，公司往往就此錯失英才。所以面試主管最常見的做法就是叫應徵者「不要緊張，放輕鬆」，但結果經常適得其反，應徵者反而更顯緊張，那要怎麼做才好？
一個認真找工作的人，面試時很難不會緊張。為什麼這樣說呢？有人面試時不緊張的嗎？面試時若是表現得從容不迫、怡然自得，要不是毫不重視這次面試，覺得此工作可有可無；要不就是過度自信，覺得公司能夠任用他，是公司的莫大榮幸。所以正常的應徵者幾乎都是會緊張的。
要他不要緊張，反而會更緊張
愈重視面試的人往往就愈緊張，愈緊張就愈不容易表現出應有的水準，面試主管總要想辦法讓應徵者不要緊張，這樣才能正確的判斷應徵者的實力。那麼要怎樣才能讓應徵者不要緊張呢？當發現應徵者回答時結結巴巴，或是表情僵硬、手腳發抖，最常見的做法就是跟應徵者說：「不要緊張，放輕鬆。」通常這句話說完，都不會有任何效果，應徵者還是繼續緊張，有些人還會更緊張，因為他已經很緊張了，你跟他說「不要緊張」，事實上就是在強調他是很緊張的，已經很緊張了，還被面試主管發現自己很緊張，一直強調緊張的結果，就是變得更緊張。本想讓應徵者放鬆一下，結果適得其反，弄得應徵者不緊張都不行。

某高階求職者，能力好且與公司老闆相識，雙方一拍即合，便積極討論未來業務要如何推展，如何能夠大展長才。但老闆無意間發現其個人風格與企業文化差異太大。如果錄取，其作風將與公司格格不入，老闆很難忍受；如不錄取，雙方已經談得很深入，又沒有任何能力上的理由可以拒絕。本來是很好的合作機會，處理不好，很可能反目成仇，這時該如何啟齒。
張某擔任某公司最高業務主管，能力很強，在行業中很是活躍，並小有知名度，也因此認識不少同業的老闆。最近因故與老闆發生摩擦遂萌生去意。某日在一場研討會中，巧遇同業公司的林總經理，雙方相談甚歡。研討會結束後，張某便發了封e mail給林總，表達想要離開目前的公司，是否有機會能到貴公司服務。
林總對張某印象不錯，也覺得他的能力符合公司所需，便約好時間，邀請張某來公司聊聊，也同時請人事主管來面談。林總與張某稍事寒暄後，就介紹人事主管給張某認識，並進行面談。面談進行得相當順利，認為張某非常適合來公司負責整體銷售的工作，但談到對於薪資與業績目標等事項，張某表示需要進一步了解公司業務內容與銷售方式，並希望與公司一起規劃未來的銷售方向與目標後，再談薪資與獎金會比較恰當。
找到一個自己能夠發揮的舞台，張某回去後也感到非常高興，便開始蒐集資料，規劃該如何布局，如何去達成銷售目標。當想法已經有了概略的輪廓後，就馬上發e mail給林總，「前日拜訪，相談甚歡，是否下週一能夠再次拜訪，一起討論後續業務的拓展方向。」

某有力人士希望能夠為他朋友在公司安插個工作，但這位求職者的條件實在太差。若是錄用，將會對公司的管理造成影響；若是不錄用，則很難跟對方交代，那麼要怎麼跟對方回絕呢？
要靠短短的面試時間來判斷一個人是否適合這份工作，其實並不容易，因此若有人願意介紹人才給公司，其實是件好事。但是若是介紹過來的人不是人才，而是蠢材，甚至還要擔心他會搞破壞，或是洩漏公司機密，那事情可就麻煩了。
無論介紹怎樣的人，皆欣然感謝。
某民意代表朋友的友人最近失業，就拜託朋友向民意代表幫忙找份工作。不數日這位民意代表剛好有事去拜訪某上市公司董事長，事情談得差不多了，在民代起身要離開時，突然想到要幫人介紹工作這件事，就順道跟董事長提了一下：「我有個朋友，能力不錯，最近剛好離開前公司，不知道你們公司有缺人嗎？」董事長心想，現在景氣不好，公司正打算縮減人力，而且公司政策是不希望任用私人，這要如何是好？若是拒絕，不是當場讓民代難堪，若跟民代說明目前公司打算縮減人力，雖然對方可能會體諒自己的苦處，但這樣不就擺明了公司的營運狀況出了問題。此時突然靈光一閃，馬上就跟民代說：「當然沒有問題，您能夠介紹人才過來，真的太好了，我馬上交辦。」董事長馬上請秘書叫管理部經理過來，當著民代的面跟經理說：「XX民代特別介紹了人才給公司，你等下馬上去處理。」民代很滿意的就離開了。

來源: Cinetics@flickr,CC BY 2.0 業務要求倉管緊急出貨，否則會造成客戶重大損失，但出貨單卻來不及簽核。倉管人員若是未經核准就出貨，則是違反了公司規定；若是不配合出貨，那麼造成客戶的損失，要誰來負責，遇到緊急事件，該怎麼做才好呢？
 
某家原料公司的業務人員，某日上午突然接到客戶的來電：「我們這邊突然接到急單，要生產A型號的產品。目前原料庫存不足，請你們這邊立即送貨過來，而且一定要在中午前送到，否則我們這邊會來不及。」

已過產品保固期的客戶，打電話到客服中心要求提供協助，公司規定是不可提供服務的，但客戶苦苦哀求，問題看起來好像也不難處理，要是不提供協助似乎說不過去，總不好因此而得罪客戶吧！但若提供服務又會違反公司規定，這時該怎麼辦才好？
某客戶去年向國內某知名軟體公司購買了ERP軟體，產品保固期一年，辛苦了一段時間總算讓系統順利上線，很快的一年將近，產品保固即將到期，軟體公司業務詢問該客戶是否願意繼續簽訂產品維護合約。
此時適逢經濟不景氣，工廠幾乎都在放無薪假，而系統上線至今一切正常，也沒發生什麼狀況，公司為了樽節支出，決定不續簽維護合約，但系統已經上線了，仍是要繼續運轉，沒有了原廠的維護資源，MIS部門事實上是很頭痛的，因為不簽維護合約，萬一系統出了什麼狀況，MIS就得要靠自己解決，實在是憂心忡忡。
愈擔心的事情就愈容易會發生，某日系統真的出了狀況，MIS人員想盡辦法就是無法解決，只好硬著頭皮打電話給原廠要求協助，客服人員接到電話，查了一下保固期限，回覆說：