老闆交辦某專案,需要相關單位配合,事情規劃得差不多了,就趕緊上簽呈,並會簽相關單位。沒想到,各單位意見紛歧,提出一堆看法,最後老闆只好退件,承辦人重新彙整各單位意見後再上簽呈,結果各單位仍是提出不同的意見,公文往返曠日費時,大家這個案子始終無法取得共識,問題到底出在哪裡?

簽呈是行政作業中最常用到的公文書,當有事情需要老闆裁決時,一般都會採取上簽呈的方式,請老闆核示。但經常性的事務,若每次都要上簽呈,在作業上會太費時,且有些事務簽核時對於相關的資訊必須要交代清楚,為簡化例行性事務的處理,以及避免簽呈寫作上的疏漏,一般皆將這些事務改以表單的方式處理。因此,若是已經有表單的,就不需要上簽呈,會上簽呈的,應該都有特別的事由,而非例行性事務,所以會上簽呈的事務,必須針對個案處理,若是與其他單位有關,則需會簽各相關單位。各單位對此簽呈提出看法後,再由老闆定奪。

簽呈不是用來溝通的

大家常會誤以為簽呈是溝通的工具,只要有跨部門的事務,就上簽呈會簽相關單位,以為這樣就是最好的溝通方式。因為這樣最正式,也很明確,對於要處理的這件事情已經正式的知會各相關單位,也明確的請被會簽單位提出意見,所以這應該是尊重相關單位的作法,當然應該會是有效的溝通。

但事實上用簽呈來溝通,效果卻正好相反。以簽呈來溝通的效果是最差的。要能溝通就必須是在雙方能夠敞開心胸、能夠討論的場合與形式下才容易進行。而簽呈是正式的文件,用正式的文件在提出意見時就會有許多顧忌,有些事情跟大家的權益都有關係,沒有人願意先表態,這時大家都會有所顧忌,所以都會寫些似是而非的意見,結果就是誰也不清楚大家真正的意見到底是什麼,當然就溝通不起來了。且人們通常很不喜歡在對事情不知道或是不了解的時候,就收到正式的文件,並要你提出意見,這樣對人是很不尊重的,所以如果事前未跟大家溝通,直接用簽呈來請大家提供意見,基本上就已經不尊重別人了,別人又怎會配合你呢?又怎麼可能溝通呢?

另外要是公司的單位很多,一會簽下去經常搞得人仰馬翻,由於議題未經過大家共同討論,其結果經常是各單位以自己的立場來看事情,所以意見就會南轅北轍,要整合都有困難。要不然就是大家都不想得罪人,明知如果照這樣去執行一定會出問題,但就是沒有人要做壞人,大家一律不表示意見,等到了事情要進行時,執行單位就會發現困難重重,反正事不干己,你們就自作自受吧!

還有就是大家會急於撇清責任。事情未來若出問題時,自己單位可能會有責任,那麼就會提出許多負面的意見,讓事情無法進展,這樣才能讓自己在未來不會承擔到責任。當大家都只顧自己立場,發表分歧的意見時,這份簽呈老闆當然是無法下判斷,承辦單位就會抱怨各單位無法配合,導致事情延宕。

事前沒溝通,突然收到會簽,感覺很不受尊重,就會竭盡己力去找出問題,而不是如何去配合達成,會從防弊方向發揮:「這件事情事前都沒商量就上簽呈,怎麼那麼草率,也不來跟我們溝通,實在太藐視我們的。」或是「怎麼關於我們的權責都幫我們決定了,真是外行、亂搞,這個牽扯到財務的專業,承辦單位根本就不懂,真是亂做。」

所以簽呈不是溝通的工具,當你拿簽呈當作溝通的工具時,就會造成對會簽單位的不尊重、真實意見不表達、本位主義的氾濫、刻意的不配合、意見無法彙整等等狀況,因此要在上簽呈前就做好溝通,當大家達成一致的共識後,才上簽呈,這時簽核的速度也快,最後執行時大家才會樂意配合。

所以,上簽呈的時機是當承辦單位已經與相關單位都協調完成並取得老闆首肯後,才上簽呈。因此,簽呈的作用只是取得被授權的書面證明而已,而不是溝通的工具。

其實沒有書面文件,只要是老闆的一句話,也是必須要去執行的,就如同老闆在會議中直接交辦要處理的事項,各單位也都聽到了老闆要求要配合辦理的指示,大家還不是得馬上去辦,既然如此,那又何必那麼麻煩去上簽呈呢?

上簽呈是給自己買保險

老闆有時候交辦事情並未考慮清楚,當你認真的去執行後,發現有問題,老闆卻責怪你為何自作主張。奇怪了,明明就是老闆交辦的事項,但出了事情,老闆卻把責任全部栽到自己頭上,並宣稱從未交辦過此事情,或是當初交代的並不是要你這樣做,是你自己誤解、聽錯了,這時自己再怎麼解釋也是沒有用的,只能摸摸鼻子,將事情吞下去。所以當老闆交辦重要的事情時,最好能夠上簽呈,確認老闆要你做的內容,並留下書面證據,作為執行的依據,以及對自己的保障。

另外還有一種老闆很是健忘,事情交辦了,自己卻經常忘記,面對這樣的老闆,也要上簽呈以求自保。還有就是老闆心口不一、表達能力有問題,明明心裡想要這樣做,但說出來卻是另外一回事,所以每次只要部屬執行的結果不如預期,而部屬宣稱是老闆交辦的,這時這種老闆就會極力的要撇清責任,就會很積極的要找你來對質,或是頻頻舉證當初是如何交辦的。對於這類老闆,真的是有理說不清,因為大家在認知上有落差,最後還是部屬倒楣,因此對於這類的老闆交辦的事項,最好也要上簽呈,說明清楚,才有保障。

有種老闆因為專業不足,也不清楚作業細節,卻很自以為是。每次遇到事情,從來不會去問一下部屬或交辦部屬去處理,而是自己就直接處理,當處理遇到瓶頸,進行不下去時,這時才會交代部屬接手,把責任一股腦地往部屬身上丟,還會指示該如何繼續進行。這時部屬就會一頭霧水,也不知道到底要做什麼,該怎麼接下去,因為老闆專業不足,對事情的理解與處理都是錯誤的,老闆為了保住自己的面子,因此交辦事情時就會不清不楚,亂下指示,你要是真的照指示去做,出事的機率就會非常高。這時若要明哲保身,就可以上個簽呈,將事情可能狀況列出,分析可能結果,提出可行的方案並請示該如何進行,這樣等於幫老闆將事情重新分析整理,讓老闆認清事情的狀況,並下決策,這樣對自己才會比較有保障。

還有一種情況就是老闆一時興起或是一時氣憤,在未經思考的狀況下做的決策,如果你認為這個決策有問題,不能執行,這時千萬不要當面跟老闆糾正,可以上個簽呈,簽呈內容一開始可以寫奉總經理指示辦理某某事情,這樣才不會太突兀,再來就是幫老闆做好分析,讓老闆能夠冷靜下來思考,這樣就有可能會收回成命,避免造成大錯。

當老闆在忙別的事情的時候,千萬不要在這個時候口頭請示事情,因為他的心思都在別的事情上面,很可能會沒仔細聽你的報告,或是誤解你的意思,你若用這種方法取得同意(有些部屬會故意這樣做),到時出事情了,老闆還是會不認帳的,他只要說當時你沒說情楚,或說根本不記得這件事,你還是要承擔所有結果。因此當你口頭請示老闆時,若剛好他正忙於處理其他事務,可能只是隨口回覆你的問題,這樣你最好後續也上個簽呈,以確保老闆當時的指示是正確的。

師出有名,挾天子以令諸侯,簽呈是用來證明自己是被授權的

簽呈還有另一個用途,就是讓自己的行動是師出有名的,雖然老闆已經正式交辦這件事情,因此不會有問題,不必擔心搞錯了被老闆責怪,但若此事需要其他部門的配合,而你預期各部門應該不會樂意配合,這時就可以上個簽呈,並會簽各單位,將此事的計畫說明清楚:欲達成之目標、進行的時間表以及賞罰都在簽呈中說明清楚,讓大家知道老闆是真的要去執行,並充分授權給自己,這樣事情才會好辦。這時上簽呈就有挾天子以令諸侯的味道,可以讓自己執行時取得尚方寶劍,事情才能順利進行。

例如,有家老牌公司,員工都很資深,為了要因應市場競爭,不得不進行電腦化。MIS主管接到老闆要求全公司進行電腦化的指示後,思考了半天,公司要進行電腦化困難度很高,因為很多主管的年紀都不小,對電腦毫無概念,電腦化後文件資料都會轉成電腦檔案,公文批閱也都會在電腦上進行,要是這些主管連電腦的最基本操作都不會、電腦打字也不行的話,電腦化根本就沒辦法進行。於是MIS主管就跟老闆說明執行上會遇到的困難,並說明打算要怎麼執行。因為老闆這次是真的很有決心要進行全公司的電腦化,因此對於公司元老們的阻力也都很了解,於是就決定全力支持MIS主管的作法。

這時MIS主管心想,如果只是口頭跟大家說明自己的做法,請大家配合,恐怕大家只會嘴巴上配合,實際上卻不會有任何動作,這樣是絕對推動不了的。因此就想了一個方法,要讓大家相信老闆這次是玩真的,才會真正的來配合。於是就上了個簽呈,內容說明奉老闆指示進行全公司的電腦化,並說明相關單位應配合的事項,以及進行的時間表,並很明確的說明成果要如何驗證,例如規定在多久時間內公司的那些人必須要通過電腦那些軟體操作的考試,不同層級的人打字的速度要通過多少字數的測驗。若是未達標準者,可於多少日內完成補考,若仍未達成則予以年度不得調薪之懲罰等等。該簽呈並會簽相關單位,簽呈最後於擬辦中特別說明核准後將公告之。這樣我想就沒有人會懷疑,這回老闆是玩真的了吧。

 

簽呈不是溝通的工具,而是取得授權的工具。對於承辦人員來說,簽呈最基本可以確保自己做的事是經過核可的、內容是經過老闆確認的;積極一點還可以運用簽呈來讓老闆協助自己達成任務。要了解簽呈真正的用途與意義,才不會造成誤用,若是將之當成溝通的工具,那麼你就真的想反了。

 

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