帳款月結的玄機月結付款在企業往來中可說是司空見慣的情形,我們常可聽到付款條件為月結30天或月結60天…等等。但你真的知道月結60天,客戶到底會在哪天付款嗎?你知道表面上是月結60天,實際上付款天數卻可能高達60天的兩倍以上嗎?即使不考慮收款風險,就以損失的利息以及造成的週轉金壓力,都不能小看月結這檔子事情。

款「月結」是台灣企業間生意往來最常見的一種結帳方式。當客戶頻繁叫貨,一個月總要訂購個好幾回,且每次金額也不大,往來久了,彼此建立了互信關係,要是每次都當場現金結帳,其實對雙方來講,在作業上都是一種麻煩,倒不如先在帳上記著,月底再來一次結清,這樣不是對雙方都省事多了嗎?

現金控管

想想看,如果一家公司每天都有可能要付款,那麼財務人員不是每天都要為付款而疲於奔命,而且最重要的是要控制好公司的現金流量,讓公司每天都要有足夠的現金能夠付款,要是有點疏忽,現金的流入與流出萬一有個差錯,那就很可能會付不出錢來,造成跳票危機。

因此,要是把所有付款全都集中到每個月的同一天,那資金就很好控管了,也不必天天擔心現金問題,而且作業集中也能提高處理效率,財務人員就容易安排自己的工作時間,這不是很好嗎!

月結就是融資

就像用信用卡付款一樣,刷卡後先不付錢,一個月總結付一次,可真方便,但更重要的是若當想買東西時現金不足,沒關係,反正也不必馬上付錢,先刷卡,只要在繳信用卡款時有足夠現金就可以了,這樣對資金調度可是方便不少。

使用信用卡就是發卡銀行對使用者放款,只是金額不高、時間不長,那麼企業往來帳款也月結,那不就等於是賣方對買方放款囉!

沒錯,可是為何賣東西不向客戶收錢,還要借錢給客戶,這樣合邏輯嗎?不會很奇怪嗎?

要做生意並不容易,為了提升客戶的購買意願、為了讓客戶方便,於是對客戶做小小的融資,來拉攏客戶,算是常見的商業手段,久而久之就變成了商場上的交易成規。只是凡是授信就有風險,就連銀行放款都有風險,更何況是企業,有風險就不得不小心,否則一不小心被客戶欺騙,可是賠了夫人又折兵,連本都要不回了。

驗收日

那到底帳款月結,該怎麼個結法呢?許多人賣東西貨款月結了半天,卻從來都搞不清楚到底是該哪天客戶才會付錢,因為完整的付款條件在訂單或合約上從來都沒有寫清楚過。例如:甲公司於3月5日向乙公司購買了一批產品,貨款為一百萬元,付款條件為月結60天。然後呢?客戶在哪天應該要付款呢?

不知道!反正客戶最後有匯錢過來就行了。業務人員從來不care這件事情,只有財務人員收不到錢時才會急得跳腳。做生意還要對客戶融資,那要準備多少資本才夠做生意啊!誰家做生意不缺錢的,要是客戶該付錢的時候不付錢,那不是把廠商當銀行,天底下哪有這麼好的事情。

要知道確切的付款日期,就必須先確定交易條件完成的時間,客戶下訂單只是交易的開始,要等廠商交貨還要客戶完成驗收後,交易條件才算完成,所以還要知道客戶驗收日期。假設剛剛的例子,乙公司於3月20日交貨,而甲公司在3月23日完成驗收,這樣總該知道乙公司該哪天付錢了吧!

結帳日

不好意思,這樣還是不知道。因為所謂月結就是一個月結帳一次,那麼該是哪一天結帳呢?月底嗎?誰規定結帳日一定要在月底,所以還要知道乙公司的結帳日是哪天。我們假設乙公司的結帳日是每月25日(這是最常見的結帳日),那麼3月23日驗收,結帳日就應該在3月25日,再加上60天,就是5月25日,所以甲公司應該在這天就可以收到貨款囉。

付款日

很可惜,答案還是錯!因為到了結帳日後會計才開始作帳,要作完帳後才能付款,而這帳一作經常五到十天是跑不掉的,所以除了結帳日外還有一個重要的日子,就是付款日,要到這天客戶才會付款。我們接續剛才的例子,假設乙公司的付款日是每月5日(這也是最常見的付款日),所以5月25日結帳,那麼應該在6月5日付款,這次總該對了吧!

嗯!答案可能是對,但也可能是錯,要視情況而定,所以答案是不一定,而且錯的機會比較大,這可怎麼說。

答案的關鍵在結帳,因為能夠結帳是有條件的,不是通過驗收,就可以結帳,這點雖然沒錯,但不要漏掉了,要結帳還需要申請,就是要作請款的動作。客戶的採購人員要備齊相關憑證(請購、採購、驗收單、發票等)填寫請款單向公司請款,要經過核准後才能夠結帳。

所以3月23日完成驗收,如果在3月25日前請款能夠審核通過,那就能完成結帳,付款日就會是6月5日;但要是無法完成請款程序,誇張一點,即使是3月26日完成請款程序,也只能等下個月25日結帳了,所以錯過了這班車,付款日就會變成7月5日,這一差可就是一個月。而且你想有哪家公司的行政效率有那麼高,兩天內能夠跑完整個請款流程的,並且相關主管都還要有空,老闆還不能隨便出國,否則就一定來不及,更何況,這是付款流程,你想有哪個採購會那麼積極的想付錢呢!

所以,想要確保在當月結帳,最好多預留個幾天給採購跑請款流程,要不然就得緊迫盯人,否則miss掉的機會恐怕會不小。

次月結

常見的付款條件除了月結外,再來就是次月結了。次月結顧名思義,就是下個月結帳,簡單的講次月結60天就等於是月結90天,其他算法一樣。那為何不直接用月結,幹嘛搞個次月結呢?

沒錯,就只是簡單的數學換算,但有時效果可大了。會用次月結的時機最常見的是買賣雙方付款條件談不攏時。假設賣方最多只能接受月結60天,但買方卻堅持要月結90天,而賣方業務講不過買方,卻又積極地想要爭取這筆訂單,這時就可能把付款條件改為次月結60天,然後往上簽核。通常主管們審核時未必會看得那麼仔細,就經常只看到60天,而沒看清楚是月結,如此業務的狡計就能得逞。

嚴格來講,在某特定情況下,次月結60天有可能會比月結90天要好,例如:假設乙公司的結帳日是每月25日,付款日為每月5日,如果驗收日為326日,那麼若付款條件為次月結60天,其結帳日就會在425日,而付款日就是75日;那如果付款條件改為月結90天,同樣是326日驗收,因為已經趕不上325日的結帳日,所以就會延到425日結帳,再加上90天,付款日就會落在85日,足足比次月結60天多了一個月,所以如果趕不上當月請款,那麼次月結就會比月結要好。

奇妙的付款日

從結帳日到付款日,其間的天數雖然說是為了作帳所需,但作帳真的需要那麼多天嗎?我們來算算,所謂月結60天的真實狀況是怎樣。

假設驗收日是3月15日,也順利地在25日完成請款及結帳,並在6月5日付款,這個實際的付款天數是:10天+61天+11天=82天。天吶!不是60天嗎?怎麼變成82天,多了約三分之一的時間,這個賣方可虧大了。不過,這其實還不算什麼,要是在3月15日驗收,採購卻在3月26日完成請款,付款日就變成7月5日,那麼付款天數就會是:41天+61天+10天=112天,哇!這可是怪嚇人的。

沒人規定結帳後十天該付款,搞個極端一點的例子,假設25日結帳,付款日卻是24日,那會是怎樣的情況。同樣的假設月結60天,3月15日驗收,25日結帳,付款日就會是6月24日,那麼付款天數就會是:10天+61天+30天=101天,同樣的條件,就只是付款日不同,付款天數就會多增加19天,你說厲不厲害。

所以企業要是手頭資金緊俏,周轉困難,就可以透過調整付款日來紓解資金壓力,因此,要是接到客戶通知調整每月的付款日,拉大結帳到付款的期間,就要注意這個客戶可能財務出狀況了。

多付款日

並非所有企業都採用月結付款的方式,一般政府機關學校就不採用月結方式,國外企業也很少採用月結,大多是驗收後開始請款,只要完成請款就會付款,這種就天天都有可能是付款日。

不過採月結付款的企業也可能一個月有兩次或多次付款,只是較不常見就是了,在這種情形下就有可能見到月結45天的條件。假設結帳日為25日,付款日為5日及20日,那麼3月25日完成結帳,45天後為5月9日,付款日就會是5月20日。

但是,廠商明明就只有一個付款日,付款條件卻定為月結45天,那又是怎樣的情況?假設條件如上例,但付款日只有每月5日,那麼3月25日完成結帳,45天後為5月9日,付款日卻會是6月5日,那這跟月結60天有何不同。

呵呵!這可有趣了,月結45天的結果跟月結60天完全一樣,還可以更誇張些,月結35天的結果也會跟月結60天一樣,只要只有一個付款日就會是這樣。既然如此那又為何要訂成這樣,這個道理就跟次月結一樣,就看你對月結這檔子事到底了解有多深。

特殊案例

月結可以變的花樣很多,不只結帳日、付款日可以變花樣,就連驗收日也可以搞出名堂來。例如:甲公司向乙公司購買產品,貨款為一百萬,付款條件為月結60天,甲公司月結帳日為每月30日付款日為每月5日,但必須於上個月底前完成驗收。乙公司於3月15完成產品交付及驗收,並開立發票,所以是於3月底前完成驗收,結帳日就是4月30日,付款日就變成7月5日,付款天數是:46天+61天+5天=112天。

這個付款條件表面上看起來與一般無異,甚至結帳日還比25日晚個5天,看似條件較好,但就只是調整了一下驗收日條件,付款天數就比沒規範驗收日的多了近30天的時間,所以表面上是月結60天,只是這麼一調整就幾乎變成月結90天了,這陷阱可還真不少。

做愈大倒愈快

付款條件直接影響企業的營運週轉金需求,對於賣方而言,付款條件的期間愈長,所需的周轉金就愈大,因為錢都拿去借給客戶了;相同的,要是採購原物料的付款期間愈短,企業所需的周轉金也愈大。

若不考慮存貨因素,如果付款期間小於收款期間(例如:銷售貨品的收款條件為月結60天,而進原物料的付款條件為月結30天),那麼生意做愈大,所需的周轉金也就愈大,就是企業要有更多的現金來支應營運所需,但這點常因為付款條件暗藏的玄機而造成企業的疏漏或誤判,尤其是營運大好時,只要稍不留意,很容易就會產生現金缺口,而致跳票或甚而倒閉。那麼我們能不好好的來算一算,這個月結的付款條件,到底是怎樣。

 

 

 

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