驚異的實習案例中看似簡單的工作,其中卻暗藏著實際環境的複雜;看似單純的問題,卻揭露出現實社會與學校的落差。唯有親身體驗、親手接觸,才知道自己所知有限、才了解自己能力不足、也才更知道原來這世界有太多事情是我們無法預料且難以控制的。

 

見識完這個又熱又吵又毒的工廠,還真的差點就給他打起了退堂鼓。雖然環境看似嚇人,還沒人理,但今天才是實習的第一天,總不好就這樣落跑吧!但是又覺得犯得著為這微不足道的薪水甘冒如此風險嗎?而且一整天下來,好像沒做什麼事情卻又累得要死。

我們幾個同學大家你一言我一語的爭論不休,好似勢均力敵的拔河雙方,一時打得難分難解。討論到後來,仍是難分軒輊,最後大家終於想了一個折衷方案——既然無法現在做出決定,那何不再多觀察個幾天不是比較妥當——因為當初講好我們的工作是來做改善的,所以應該不會要我們一直待在這個人間煉獄中吧!

組織不組織

這個疑問幸好沒有持續太久,隔天一早就揭曉了。大家猜得沒錯,我們沒被丟進火山口,展開為期兩個月的炎燒生活;也沒被送去聾啞中心,開始雖然耳聰目明卻是聽不到只能手語表達的研磨生涯;更幸運的是沒被派去操作晾衣架,這個恐怕連練成金鐘罩、鐵布衫都難以抵擋的手工電鍍。而是讓我們先從畫出公司的組織圖來做為此次實習的開始。

一家公司竟然會畫不出組織圖來,這還真是令人訝異,會不會是開玩笑啊!畫個組織圖,這工作會不會太簡單了。課本上所教的組織圖,不就是老闆下面接著各個部門,再來就是員工了嗎?這有什麼好難的,怎麼會畫不出來呢?還要我們來做,是不是太瞧不起我們了。結果老闆一口氣拿出好幾張組織圖來給我們,畫得是五彩繽紛的,張張都不同,說:「公司一直都沒辦法畫出正確的組織圖,你們就先把組織圖弄出來,順便還可以了解公司的整體架構。

這看起來應該是公司沒時間更新組織圖吧!那還不簡單,只要拿著舊組織圖,去各部門問一下現況再來作修改調整不就好了。沒錯,事情用想的都很簡單,只是這一問下去,可不得了……,

你那張組織圖不對啦!」大家第一眼看到那張舊組織圖的反應就是這麼直接。

沒關係,我們早就知道這張組織圖不正確,要不然幹嘛拿來問大家,是生活太無聊嗎?「那你認為正確的應該是怎麼樣呢?

被問的員工好像一副事不關己的樣子,還用帶點輕蔑的語調,聳聳肩、雙手一攤:「我也不知道。」怎麼可以不知道!當場天上一道閃電轟隆一聲直接從我們面前劈了下來,好個晴天霹靂。如果連你們自己都不知道,那還有誰會知道,這個組織圖接下來又該怎麼改呢?我們三個實習生大家面面相覷,一起都傻了眼。

連續問了幾位員工,答案就像是從同一台機器做出來的產品,每個都相同,都是莫宰羊。大家不只答案一樣,就連講話的態度也大同小異,看來大家已經被類似的事情給搞得很煩了,似乎對這個狀況都感到很無奈,也對這個我們認為最簡單的改善工作感到毫無興趣。感覺上就是「怎麼又來了」、「問題根本就不在這裡」、「這樣搞是沒有用的」、「為什麼怎麼講你們都聽不懂呢?」這些話似乎在每位員工的心中,長期默默的抗議著。

我們花了不少的時間去了解大家的工作內容以及各單位所負責的範圍。結果發現每個人其實都知道工作該怎麼做,也知道該由誰去做,每一動生產完成後,也知道下一動該送到哪裡去,大家每天都按部就班地在做事,看起來似乎是沒有什麼問題。所以如果不知道自己部門在組織圖上的定位,沒關係,但總該知道自己的定位吧!於是就問他們自己應該屬於哪個部門,得到的回答卻是:「那、可、說、不、定!」這!……怎麼會這樣!

當員工做A工作的時候是歸A部門管理,但當做到B工作的時候卻屬於B部門的管轄範圍。工廠生產的產品種類繁多,製造流程錯綜複雜又變動快速,大多數產品的生產程序都不一樣,有些需要分工負責,有些又必須由一個人從頭負責到尾;簽核權限也是模糊不清,有些需要部門主管簽核,有些雖不需部門主管簽核但卻需其他單位人員簽核,甚至還有些需要非公司內人員的簽核才行,例如有些必較重要的檢驗結果,主管說了沒用,一定要顧問簽了才算數,付款的審核,會計簽了沒用,要在公司不掛名的老闆娘親自點頭了才行;若再加上各部門間相互支援、人員借調的狀況,就導致了人員定位不明確、部門權責不清楚、公司組織一團亂的現象。我們了解完後,簡直是一個頭給他兩個大,原本以為只是一件再簡單不過的差事,沒想到才剛開張,就如此的艱澀難行。

難怪老闆要找我們這些大學生來做改善,工廠裡的人各自都有各自的工作,每個人每天都昏天暗地的忙得要死,要整合還真是找不到人來處理。我們從這個組織圖的問題就可以得到徹底的驗證。

為了這張組織圖我們去蒐集了不少資料,參考了不少家公司的做法,也拼湊了各種組合,嘗試了各種可能,畫出了無數種版本,腦汁都快給絞乾榨盡了,奮鬥到最後的結果卻仍是畫不出個大家都能接受的「正確」版本,而只能大致上符合。不過老闆也不強求,能夠做到這樣也算是不錯了。只是經過這件事後,我們對「組織圖」這檔子事情,從此有了新的看法——要了解一家公司的實際組織,可千萬不要隨便相信組織圖上所畫的結果

接下來的工作就是把各個生產流程釐清並制度化,這其實就是承續組織圖的工作繼續往下深入,對各個單位的作業細節、工作性質、做法與重點逐一的去了解,也因此得到了許多意想不到的收穫。

排程不排成

我們對生產流程首先開始進行的就是「排程」作業。生產要能順利進行,其中排程是很重要的。「排程」作業的重點就是要適切的安排工廠中每一個生產執行單位在什麼時間該做些什麼事情,而其最佳的狀況就是在能滿足客戶需求的條件下能夠達到效率最大化、成本最低化。

簡單的講,排程就像是客戶在餐廳點餐後,廚師要如何安排炒菜的順序以及每次炒的份量,怎樣在最短的時間內做出最多的餐點,不可讓客人等太久,也要能依照順序出菜,還要能讓廚師及設備能夠發揮最大的效用。

因此,排程最基本應達到的要求就是要能「準時交貨」並且不可「停工待料」。這個從課本上看起來似乎不很複雜的排程作業,實際上一做起來卻像進了迷霧森林,處處碰壁。

我們先到了現場了解一下目前的作法。呵呵!目前的作法大概就是哪張訂單最急著要出貨就先做哪張單子,這幾乎就等於是沒有排程嘛,還真是大出我們的意料之外,難怪老闆會讓我們來做排程,只是奇怪,這個排程看起來也並不難,為什麼大家不多花點精神在排程上呢。

因為前面畫組織圖時就已經對工廠整個的運作流程有了大致上的了解,就天真的想著這個排程應該不會太難,可以先試著排看看。於是跟廠長要了最近的訂單就開始模擬排程了起來。沒多久,第一版排程方法就順利誕生了,還真是非常地有效率,大家喜孜孜的拿到現場去比對驗證,看看能不能順利運作。

這樣不行啦!」現場一片抱怨聲。

奇怪耶!怎麼每次大家的回答都一樣,都是什麼都不行,「你們又沒試看看,怎麼會知道不行。」我們不服的說著。

現場人員也不甘示弱:「你們不知道啦!其實我們並不是沒認真的排程過,只是結果都很不理想,就只會浪費時間,根本就不會有效果。

不會吧!……那你們試看看我們的排法,我們的排程可是參考了課本上所說的各種要素,精心設計出來的方法,而且若不試試看又怎麼會知道不行。

唉呦!根本就不用試啦,我們隨便一看也知道你們這個落差太大了。」現場人員還是一副不屑的樣子。

我們反駁著,「怎麼可能,不管再怎麼樣,有排程總比你們沒排要好吧!」就這麼簡單的道理,你們難道也不知道。

這次換站在一旁的課長看不下去了,過來跟我們說明,「我跟你們講,我們的製造流程是很複雜的,不是你表面上所看到的這樣……。」

怎麼說?」我們好奇地問。

為了市場競爭以及滿足客戶的需求,我們採用的是少量多樣化的生產模式,所以我們單單產品線就有八大系列,而每個大系列又各分數個子系列,每個子系列還依大小、顏色、材質……等分成不同的型號,這全部要是加總起來恐怕會接近上千種產品……,」課長頭稍微抬起,兩眼有點無神不知看向什麼地方,好像心裡好像正在辛苦的計算著,然後突然回神,接著說:「而且幾乎每個型號的生產流程都不相同。」才聽到這裡,我們心裡就一陣「哇!」了起來,這會不會太誇張了,這麼多種產品,還流程各不相同,那要怎麼排啊!

譬如說,即使是同一個樣式的產品,如果大小不同,那麼要用的模具也不相同,排程的時候就要考慮到換模。」課長進一步地解釋著。

什麼?這跟模具有什麼關係。」嘿嘿!這樣說好像我們知道模具是個什麼東東,其實我們連模具是長成什麼樣子、是幹啥用的,也都統統不知道。

這當然有關係了,你以為換模是件很簡單的事情嗎?你知道每次換模要花多少時間嗎?

也不過就是換個模具嘛!能花多少時間,又干排程什麼事情,「就只是換一下模,應該也花不了多少時間,了不起就幾十分鐘吧!」我們隨意的猜著。

你們要搞清楚,是換模具又不是換面膜,隨手一撕就好。每次換模要是順利的話至少要一整天的時間,也就是說那一天的產能就整個的沒啦!要是不順利的話,那時間就更久了。」課長沒好氣的說著。

喔!原來,所以排程還要把換模的時間給考慮進去,這點我們之前根本就沒想到,其實是根本就想不到,也因此,就還要同時考慮換模的最低經濟生產量。就像廚房如果只有一個油鍋,要是只炸一次魚就要改炸薯條,那整鍋油到處充滿了魚腥味就必須要換掉,這樣不是很浪費嗎?所以最好能夠連續把魚都炸完了,再改炸其他食材,這樣才不浪費,才不會導致過高的成本,否則一不小心可能就賠錢了。

這點我們知道了,於是又花了幾天,煞費苦心的又完成了第二版的排程方法。這次總該沒問題了吧!

我們立即到現場模擬了一下。前面幾個作業都還算順利,這可不容易,不再聽到有人喊「這樣不行啦!」,但進度來到了噴漆區,在這裡卻又給卡住了。

噴漆區是個很特殊的地方,第一天參觀工廠的時候,廠長並沒有特別介紹,因為當時沒有人在工作,怎麼會沒人呢?當時一直很好奇,但今天很幸運,終於看到有工作人員在現場進行噴漆,只是這個噴法,會不會有問題啊!工作人員手持噴槍,戴個口罩,周圍稍微拿報紙做個遮蔽,就這麼大喇喇的噴了起來。工作人員還好,至少還戴個口罩,那在附近工作或從旁邊經過的人不是很倒楣嗎?

我們問了一下這區的課長,終於了解了為何這個噴漆的工作時有時無,因為是時有時無,所以排程也不知道該怎麼排。

原來當初會有這個噴漆的系列產品,是出自於一個偶然。有時出貨的產品明明在出貨檢驗時是正常的,當送交客戶後,約莫過了一兩個星期的時間,也不知道為什麼,有些產品的電鍍表面會開始發生變化,成了瑕疵品,客戶只好退貨。

因為一直找不到解決方法,為了避免客戶退貨,就只好提前把產品做好,在倉庫中先存放一段時間,確定沒問題後才出貨(這個特殊現象,又是排程時沒考慮到的),這樣雖然對客戶可以交代,但卻不會減少瑕疵品,於是瑕疵品就一直累積,當累積得太多時就只好報廢掉。這些都是辛辛苦苦做出來的成品,雖然有瑕疵,但要報廢也覺得實在是太可惜了。

有天老闆靈機一動,這些瑕疵品只不過是表層有問題,那何不在外表加上一層塗料,把有問題的電鍍遮掉不就好了。於是就把瑕疵品拿去噴漆,並提供給客戶到市場上測試,沒想到反應還不錯,於是一個新產品就這麼誕生了

這還真神奇,廢物不但可以回收再利用,還可創造新的商機,我們勤奮節儉、認真打拼的台灣中小企業,可真不是蓋的。

這個噴漆型號的產品都是用電鍍的瑕疵品去做的,等於是廢物利用,所以售價較有競爭力,不過瑕疵品產生的數量與時間卻非我們能控制的,且這新產品的需求並不穩定,有時需求大時會來不及供應,若不用瑕疵品成本又不符,所以這個排程,還真不知該怎麼做才好。

我們也不知該怎麼辦才好,我們只會安排正常的生產程序,而不會安排如何適時穩定的產出瑕疵品,這可真傷腦筋,怎麼會遇到這麼莫名其妙的事情。既然需求尚不太大,那就先略過這項吧!

經過多次反覆的了解與測試,我們終於弄出了一版似乎真能達到不「停工待料」還能「準時出貨」的排程方法來,經過這麼多的挫折,大家可真是欣喜莫名,就請工廠正式上線排看看。經過一個星期,大家再到現場去檢視成果,結果一看,竟然全部都亂了套。

我們不是說好了要照新方法排嗎?怎麼才不過一週的時間就又全部都回復了原樣。」這次我們真的是非常非常的失望,就像洩了氣的皮球,士氣跌到了谷底,整個都給他沒力了。

沒辦法,大客戶有急單要插單,我也沒辦法。而且你知道嗎?對我們來講插單並非很特殊的事情。我們經常會收到業務插單的指令,沒辦法,我們這個行業就是這樣,而且能夠提供客戶最大的彈性,也是我們主要的競爭優勢,其他廠商根本就做不到,所以在插單如此頻繁的狀況下,即使排程重排也沒多大作用,反而可能造成反效果。」結果這個排程搞了半天還是排不成,竟然是白忙了一場,最後只是讓我們了解到——原來這世界有太多事情是我們無法預料又難以控制的。

 

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