幕僚單位企業的幕僚單位中最常見的應該就是總經理室與稽核室,這些單位都是直屬於公司最高管理層級。就以單位名稱聽起來,好像還很不錯,但實際上,幕僚到底是做怎樣的工作?其未來的發展會好嗎?

 

謂幕僚,就類似古時候的參謀、師爺或軍師,其中最有名的應該就是諸葛亮了。幕僚就是幫忙想主意的人,也就是做規劃、監督相關的工作,協助直線單位管理事務。那實際執行呢?當然就是別人的事。既然只提供意見,不負責執行,那麼就幾乎沒有指揮的權力。

在公司組織圖上,一般都以直向的單位為直線執行單位,例如業務處、生產部、總務課…等等,而橫向長出的單位,就屬幕僚單位了,常見的幕僚單位有總經理室、稽核室、資訊室(資訊單位有些公司放幕僚單位,有些公司放直線單位)…等等,其中總經理室應該是最經典的了。

難為的稽核室

稽核室顧名思義就是負責稽核的工作,是一個比較特殊的單位,公開及上市櫃公司依照法令規定(公開發行公司建立內部控制制度處理準則)必須設置稽核室,隸屬於董事會,這個層級夠高吧!

稽核的工作內容與擔任稽核人員的條件,法令都有明確的規定,不可以任意為之。稽核主管之任免必須經由董事會同意,而稽核人員則須向行政院金融監督管理委員會申報,所以還真是一個特殊的單位。(詳細內容太多了,有興趣的話請自行參考法令,或去瞭解內控、內稽制度,有過上市櫃公司經驗的人就應該會知道。)

擔任稽核的人大多都是會計出身的,而且都是資深會計。除了要對會計有一定的程度外,還要對企業流程非常熟悉,否則怎麼找得出問題來呢?所以很明顯的,社會新鮮人應該不怎麼適合這份工作。

稽核大概是公司各單位中最令人討厭的單位,當糾察隊去挑別人的毛病,或是找出違反公司規定的人,你想這種人有誰會喜歡的。既然是當抓耙子,那在公司的處境可是令人擔憂的,會不會很少有朋友啊!或是動不動就到處得罪人?

當稽核除了本身的專業能力要好外,EQ還要夠高才行,否則不會有哪個單位會願意乖乖的配合稽核,很容易一個不小心就搞得雙方劍拔弩張。只可惜會計出身的人,做事風格經常就像是記帳般的一絲不苟,堅持原則,溝通起來並不是那麼容易,所以很少看到有高EQ的,那麼結果就可想而知了。

早期稽核室是隸屬於董事長管轄的,後來主管機關大概覺得公司會做壞事,始作俑者一定就是負責人,如果把稽核歸給董事長管,查核哪有可能會有效果,於是就把層級拉高到董事會,應該會好一些。

其實,董事會中最大的就是董事長,董事長幾乎都能掌握董事會(若是不行的話,恐怕早就下台了),所以結果還是一樣,有誰會養老鼠咬布袋,找個稽核來抓自己毛病的。所以稽核經常是大事不能碰,只能查小事,因為只有老闆才有能力做大的壞事。當查到地雷時,老闆就會下令這個單位不能查,稽核要是堅持要盡忠職守,那恐怕就只好為國捐軀了。因為,無論如何,稽核的薪水還是老闆發的。

變化多端的總經理室

總經理室是最常見的幕僚單位,從名稱上看,總經理室當然是隸屬於總經理的幕僚單位。那董事長可不可以有幕僚單位?這當然是可以的,只是比較少見而已,董事長的幕僚單位一般就叫做董事長室。

並不是每家公司都有總經理室這個單位,大企業或是發展中的公司才比較可能會設置總經理室。中小企業很少會設幕僚單位,除了沒有實際需求外,也因為成本考量,中小企業很少願意把人力投注在不事生產,對營收沒有直接幫助的人力上。而且中小企業的老闆大多也沒有規劃的概念,縱使有幕僚,經常也不知道該怎麼用,幕僚所提供的建議,老闆也未必能接受。

n   總經理室的工作

總經理室負責那些工作呢?這點就比較不一定了,要看總經理想要做什麼。

總經理室的工作內容,最常見的就是制度規劃,或是管理方面的專案推動,例如導入平衡計分卡(Balanced Scorecard)、目標管理、提案制度…等等,或是申請補助、參與獎項、協調公司各單位事務、撰寫營運計畫書、新事業規畫…等都是總經理室負責的工作範圍。

簡而言之,只要是總經理想要做的事情,若是不屬於現有直線單位的權責範圍,或是需要跨部門合作,亦或是這些直線單位沒有能力完成的,就會變成是總經理室的工作。

n   彈性大的單位

總經理室還有一項特殊功能,就是可以當成企業的育嬰室或是冷凍庫。既然總經理室的工作是包山包海的,那如果某項工作其份量尚不足以成立部門的時候,就會先放到總經理室,等到業務量大時,再獨立出來成立部門,這樣就可以有效的來培育新單位。或是公司某些人員表現不佳,繼續留在原單位會嚴重影響部門績效,又找不到其他單位可以安插,於是就暫時調到總經理室,就看總經理能交辦怎樣的工作,不過接下來還是要看自己的造化了。

既然總經理室中有各種人才,職稱的級距也會拉得很大。較常見高階的職稱是特助,最低階的也可以是助理。可以找真正有實力的資深幕僚人才,也可以找剛畢業的菜鳥。

有些總經理自視甚高,總認為別人的能力不行,所以一切都要自己來,那麼他缺的就只會是幫忙蒐集整理資料、寫寫報告、做做分析、傳遞資訊的助理了。雖然職稱可能不低,但實質的工作內容卻只是高級助理而已,而這種工作最容易找剛畢業、沒有經驗、會寫報告的MBA或是相關學歷的新鮮人。

若是當到這種幕僚,經驗很難累積,恐怕就稱不上是真正的幕僚人員了。

n   老闆分身或狐假虎威

總經理室其實就是代表總經理處理事務,尤其是在跨部門溝通協調時,雖然名為幕僚單位,沒有直線的指揮權力,但因為執行的是總經理的指令,代表總經理出面協調,若是掌控得宜,實質影響力也是不容小覷的。

能力強又獲得總經理信任的總經理室幕僚,很可能就會變成總經理的分身。若是公司事務繁忙,總經理無暇他顧時,很多事情就有可能交由總經理室的幕僚代為處理。雖然最後行政程序上還是要由總經理核決,但實質上幕僚卻扮演著關鍵的角色。

因此,總經理室幕僚在工作執行上,雖然沒有直接的權力,但若運用得宜,反而會有莫大的權力。所以要特別小心,千萬不可運用失當或處置過當,否則一旦變成狐假虎威,或是越權行事,那可就危險了。

n   多元多變的單位

既然總經理室的工作範圍可以是包山包海,人員需要會的專業也就會是包羅萬象,那如果沒有個多年、全方位的歷練,哪有可能勝任呢?

事實上,要找到全方位的人才確實很困難,所以,總經理室的幕僚們,只好各擁專長。於是這個單位所需的人才就會視當時的需要來尋找,一但需求被滿足或是需求消失後,危機就來了。公司總不可能讓你整日閒閒沒事做吧!所以要不是立刻培養符合公司眼前需求的第二專長,要不然就只好另謀他就了。這樣看起來,這個單位好像還真是沒什麼保障。

談到沒有保障,這還不算什麼。當經濟嚴重不景氣,公司營運發生困難時,你想老闆最先想到要裁撤的,會是哪個單位?

會是業務嗎?還是生產呢?……當然都不是。這些直線單位一旦被裁撤,馬上就影響公司的營運,所以最先被拿來開刀的單位,當然是對公司影響最小而薪水又高的單位,那首先想到的恐怕就是總經理室了。

幕僚單位對公司營收的影響最小。裁撤掉,了不起就是管理的改善會慢一點,未來的規劃會緩一些。這些就像是錦上添花的裝飾品,要逃難時,只好先放棄掉,好減輕負擔,可以走更長遠的路。

社會新鮮人適不適合到總經理室當幕僚,答案實在很難講。到大企業的幕僚單位,比較容易看到公司整體營運的全貌,可以接觸到較大層面、較高層次的事務,但由於缺乏實務經驗,也缺乏專業能力,因此自己真正能發揮的會非常有限,只能擔任高階人員的助手,但也可從中學習到很多。

總經理室幕僚與總經理關係密切,所有表現總經理馬上可以看得到,若是表現好,在公司很容易有升遷的機會,不過最好是能夠調到直線單位去歷練,這樣才有足夠的經歷來支撐未來的發展。

若是一畢業就到幕僚單位,未來若是想轉換跑道,空間會較小。因為企業對幕僚的需求本來就較小,尤其是為數眾多的中小企業,需求更小。但若要更換到直線單位,則會因為缺乏經驗及專業而處處碰壁,各單位中唯有屬於後勤的管理部相關性會比較高,是比較有機會的。

 

 

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