申請必過參獎必勝法則企業參加獎項或申請各類案件,大家莫不全力以赴,期望能一舉中的,但老天真的是公平的嗎?有實力的未必榜上有名,沒實力的也未必就名落孫山。同樣的食材,交給名廚料理就能炒出一盤美食來,但若是讓一般人料理就毫無特色。參獎或申請時要能有效達成目標,除了有實力外更要有技巧,如何參獎必勝、申請必中考驗著執行技巧的高下。

經某家公司的老闆因為缺乏營運資金,便想從政府補助案上下手,於是命令研發單位無論如何都要擠出一個新產品研發計畫,以便去申請政府經濟部「小型企業創新研發計畫」(SBIR)補助。

研發人員好不容易掰出了一本計畫書,送至收件窗口,由於自己心虛,送件前遂請教了一下承辦單位人員對於自己所提研發內容的看法,承辦單位人員簡略看了一下計畫書,也聽了送件人員簡要的說明,竟然豪不客氣的說:「這個案子恐怕很難過關,因為這個研發案在技術上根本就沒有什麼特色,你們要不要拿回去再重新調整一下。

案子是拿回來了,調整則很困難,信心則是整個崩潰了,最後也沒有勇氣再送出去,這個研發案從此束之高閣、無人聞問,申請補助案的事情老闆也不再提了。

時間約莫過了兩年,政府成立新科學園區,市場一片火熱,各企業莫不擠破頭的想申請入園區。由於僧多粥少,入園條件特別嚴格,許多上市、上櫃公司申請入園都吃了閉門羹。這時老闆又有了新點子,公司缺乏資金想要增資,為了讓投資人認為公司的未來可期,就想藉由申請入園來提高公司的價值,於是就請剛來公司未滿一年的張經理來負責這個申請案件。

申請入園區的重點在於公司未來的研發規畫,但這兩年公司的技術依舊,沒有什麼明顯的進展,張經理仔細地分析公司的狀況,發現實在是乏善可陳,照這樣的情況申請入園想也知道是沒什麼希望的,因此大家大可不必浪費時間,但張經理並不放棄,繼續與研發單位討論,最後研發單位想起了兩年前那場沒勇氣送件的笑話,就把那本塵封兩年未能送出的SBIR申請書交給了張經理,並感慨的說:「你就死馬當活馬醫好了!

張經理是幕僚人員而非研發人員,拿到這份舊報告詳細的讀了一遍,不但不感沮喪,卻像如獲至寶般的高興,張經理心想,「我是巧婦難為無米之炊,現在終於有了材料,雖然不是什麼高檔食材,但也能上得了檯面,只要好好的利用,加以重新整理包裝,就能端出一盤五星級料理出來。

用同樣的研發案送件,大家都不看好,老闆心裡也有數,並不敢抱太大希望,張經理經過一番努力,最後毫不猶豫地準時送件。一段時間後,突然接到主辦單位的電話,這個電話讓所有的人都傻眼,完全不敢置信,承辦人員說:「你們的申請案破了我們開放申請至今的所有紀錄,申請書發給我們十二位技術評審後,竟然全票通過,過去從來沒有哪家公司是全數通過的,所以後續的簡報你們就不必親自過來,我們內部會直接處理。

聽到這個消息簡直無法相信,同樣的研發計畫,當初連送件都沒有勇氣,這次面臨更嚴格的審查,更強的競爭者,卻能破天荒的醜小鴨變天鵝,到底張經理是怎麼辦到的?

知己知彼百戰不殆

孫子兵法「知己知彼,百戰不殆」,參加獎項或申請案件要想一舉成功的第一個也是最重要的動作就是要能「知己知彼」。「知己」的部分,要了解自己有那些能力、有哪些資源,這點大家幾乎都沒有問題。只是經常是已盡力去做,自認已達盡善盡美了,結果卻往往不如預期,為何已盡最大努力卻仍無法達成使命,其中的問題大多不是在「知己」的部分,而是出在「知彼」。

n   認清對象

同樣一部電影,參加不同單位的獎項,為何有的會得獎有的則落榜?原因無它,因為每個獎項的評審重點不同,因此會邀請的評審也不同,有的是著重在學術觀點,有的卻是考慮大眾接受度,若是目標在得獎,就要先了解各獎項的評審方向,一切根據此方向去發揮,才不會參加錯獎項而白忙一場。

n   審查表與評審名單是關鍵

「知彼」並不是只要知道比賽規則、詳細研究就夠了,當然,若是連比賽規則以及重點都不清楚的話,所有的準備就容易失去焦點,偏離重心,一不小心就變成做白工。搞清楚規則只是「知彼」中最基本的,要能「知彼」其中最重要的則是要知道評審規則,若能拿到審查表、甚至知道評審名單才是其中最關鍵的要素。

網站是找到這些關鍵資料最重要的管道,多花點時間去搜尋,經常會有意外的收穫,另外就是去找考古題,參考過去參賽者或是申請者的經驗,主動與之請益交流都是得知評審觀點的好方法。

知道了評審的審查標準,以及如何審查,就可以自己模擬審查,要是再知道評審是誰,就更能以每個評審的角度去審視自己,根據這個原則,就知道強項為何以及所缺為何,也就知道該如何準備,能夠盡快的去彌補缺失。

n   心理因素及評審風險

有些獎項是有等級層次之分的,要考量到評審的心理,以及評審的風險,若某位參賽者過去已經歷過大小戰役都是攻無不克、每戰皆捷,那麼參加更高階的獎項時,評審給予高的評價當然是順利成章的;但若是從未參與各小獎項,或是從未得獎過,卻直接來參加高階的獎項,那麼即使表現傑出,評審也要考慮做出決定後別人會投以怎樣的眼光,是否會被認為是評審不公,或是有徇私舞弊的聯想,因此應盡量建立對自己有利的客觀環境,減少給評審帶來無謂的困擾。

n   表現要有技巧

《型男大主廚》中名廚阿基師與比賽的雙方用的是完全相同的食材,在相同的環境下,卻能做出天壤之別的料理,實在讓人嘖嘖稱奇。比賽要能勝出,不只是比食材,還要比廚藝,美食節目比的是廚藝,這點是很明確的,只是企業若是參加獎項或是申請案件時,往往只重視本質卻忽略了表現的技巧,就像美食比賽,只注重食材卻忽略了廚藝,就常會造成遺憾。

因此當知道準備的方向以及應達到的水準後,就要注意表達技巧,要讓評審很容易的評核,能夠一眼就能看到重點,發現強項,卻能在不經意中忽略掉弱項,讓評審留下深刻印象。當評審拿起審查表時,發現該有的項目全都具備,該達到的標準也都有明確證據,再看到參賽者的用心,積極的態度,此時心中遂不由得燃起一陣讚嘆——就是他了。

報告雖然要根據評核標準來撰寫,也不可過頭,若是過度修飾、刻痕太重反而會引起反感,最佳的拿捏尺度就是能夠做到不期而遇的一見鍾情。

報告表達技巧關鍵

企業參加獎項或申請案件,程序大多都是先送出書面報告或申請書,接下來有些會需要做簡報或實地審查。要能夠入圍,一份完美的申請書或是書面報告是至關重要的,也是給評審的第一印象,如何能將實力充份發揮甚至超越就看這份報告如何表達,撰寫報告的關鍵作法如下:

n   重點在成果而非做法

很多人在寫報告時,將做法寫得非常的仔細,花費了很大的篇幅,但最後的成果卻僅寥寥數語、草草帶過。大家前面看了一大段,一直沒看到重點,就沒精神再繼續往下看,這時就很容易忽略掉重點,而這個重點正是審查的關鍵。

所以寫報告時,要根據評審的審查重點,逐項去說明達到的成果,篇幅的重點在成果,而不是去詳細說明這個項目你是如何做的。要先說明達到的成果,再做詳細說明,如果評審不想花太多時間在了解作法上,即使略過作法說明,也不會有太大影響。要讓評審看完報告後,他的審查表也同時寫好了,審查重點與評審理由都可以直接從報告中摘錄,不費工夫,這樣最容易得到評審的青睞。

n   分段明確、條列說明

不管是參獎或是申請補助,對於報告的架構、該有的項目都會有明確的規定,大家也都是照著這個架構下去寫,那又會有什麼問題呢?

問題在很多人在每個指定的項目下不是在寫答案,而是在寫作文。譬如說假設規定的項目中有一項是產品技術,有些人就開始滔滔不絕如同像在對客戶介紹般的從當初是在怎樣的機緣下產生了產品的概念,後來又如何篳路藍縷的建立技術,又為何決定未來的發展方向,拼命吹捧自己技術有多強,真是耗費筆墨、洋洋灑灑、一氣呵成卻不著重點。

若對照審查表上該大項的評核項目卻可能是:該技術是否為我國需求的關鍵技術、國內是否有此技術、與國內外類似技術相較其優劣如何。這跟自己憑空想像可是差距千里,因此撰寫時除了對技術的基本說明外,更重要的是要依照這幾個審查細項,分別列成小段,再逐一說明。

n   下標精準簡潔

除了應依照審查重點來分段外,最好能盡量在每個段落前下小標,讓評審還沒看到該段內容前就先知道重點。

下標要精準簡潔,最好該段重點能夠一言以蔽之,讓看的人先有個譜、也有期待,這樣分段清楚、條理分明,除了讓評審容易掌握重點好評分外,也方便未來的查詢。結構性的撰寫格式,可以節省評審看報告的時間,更能讓評審看報告時的心情愉快,就比較能朝好的方向來解讀內容。

n   拿出證據,用數字說話

報告中要展現成果切勿用形容的方式,講了半天都是空泛的陳述,讓人不知到底成果為何?要表達成果就要明確的拿出證據、用數字說話,要是發現沒有明確的證據,或是明確的效果數據,那麼這就是報告送出前該努力的事情了,趕緊去找證據,做出明確的數據,找到確實的影響,這樣報告才會有說服力。

要是真的找不出明確的證據或是數據,這時勉為其難才用形容的方式來表達,這也只能用再次要的小項目上,要是在關鍵的項目上沒辦法有明確的效果呈現,那恐怕就下次再努力吧!

n   多用圖表

「文不如表、表不如圖」要讓人容易理解就應該避免用文字說明,而應該盡量用圖表來表達,才能讓人一目瞭然。在製作圖表時要特別注意圖表形式的選擇與呈現方式,若是引用外部資料應註明資料來源,製作圖表時應注意細節,圖表標題、編號、刻度、單位、製表時間等應注意不可遺漏或錯誤。

另外可以多花點工夫在圖表之美工處理,這點很多人都忽略掉,美觀的圖表除了讓人感到製作者的用心程度外,還可以加強別人對資料的可信度,製作時可以參考一般常見商業雜誌對圖表的製作方式就很足夠了。

n   建立目錄

目錄的層次應該適當,約略二至三層即可,且必須與頁數連結,除了本文目錄外,也可以製作圖表目錄,會更方便查詢。在製作上應盡量使用文書軟體的目錄功能,否則會很浪費時間也容易出錯,大家常用的MS Word在目錄(包括圖表目錄)上的功能也很完整,應該多加利用。

n   不可無中生有

報告中真實有的事情可以盡量表現,但沒有的事情切記千萬不可胡說,要是真的某些應該具備的事項實在是落差太大或是根本就不具備,譬如需要通過某些認證等,在報告中絕對不可胡說假造、無中生有,未來很容易被檢驗出來的。適當的處理方式是刻意的忽略,不去提及這件事,有時你不去提及,別人很容易會忽略掉,那麼幸運的話,這項缺失就能順利閃躲掉了。

n   不要偷懶

每次參加獎項或是申請案件,都要針對該次的需求來規劃,千萬不要偷懶,拿公司過去各種報告來拼湊,因為這樣很容易產生前後不連貫,或邏輯接不起來,或顯得突兀失去焦點的現象。經常一個大拼盤有問題要修改時會遇到很大的困難,經常是怎麼改都覺得怪怪的,只有重寫才有可能解決,但一想到要重寫,很多人心都涼了半截,很難真的去執行,所以最好一開始就不要用拼湊的方式,否則最後就會產出一份邏輯不順、勉強令人接收的報告來。

n   扭轉乾坤

在撰寫報告時,當遇到缺點時,最常見的處理方式就是採取迴避的態度,這樣作法的用意是盡量減少失分,但真正功力最高的做法卻是能夠化缺點為優點,改用積極的態度去面對它。這不是要你去杜造事實,或是去欺騙別人,而是改變角度與說法,用不同的觀點來看相同的事實,將原本不利的事實,從另外一個角度來看,反而變成有利的事情。

例如公司成立時間不長,對於品質歷程自然無法有長時間的表現,但換個角度來看,公司能在短時間內就能達到如此的品質水準,可以強調在做法上的過人之處,以及執行的效率,如此時間短就反倒變成是優點了。

n   人要衣裝佛要金裝

「人要臉、書要皮」報告的封面與裝訂也是同等重要,人的衣著得體,除了表現出對自己重視外,也同時表達了對別人的尊重,報告的封面與裝訂也同樣不可忽略,用好一點的紙質、講究一點的印刷,若是沒有嚴格規範的話,還可以加上一點設計,讓評審一眼就可以看到你的用心,以及積極的態度,會很期待報告的內容。

過猶不及都不是好事,若是過度的包裝卻對應著貧乏的內容,這樣反而會有反效果,因此包裝應適度,尤其是不可違反規定,否則就變成畫蛇添足了。

實力靠技巧來展現

三位競爭者的實力分別是七十分、八十分以及九十分,你認為誰應該會贏?

當然應該是九十分的會贏!不是嗎?事情真是這樣嗎?如果真的是這樣的話,那就不會看到那麼多的遺珠之憾,或是發生抱怨評審不公的事件了。擁有實力是最基本的要求,而實力要能充分被評審看到也是同樣的重要。七十分的實力,表達得好可以有九十分的效果,相對的擁有八十分的實力,若是表達不好卻可能只給別人留下六十分的印象,所以不只是要實力強,更要有表達技巧才能有效達成任務,才會有執行力。

 

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