用E-mail溝通已經是現代社會非常普遍的現象,很多公司連帳單都改用E-mail來寄發,真是省時、省事又省成本。用E-mail溝通除了可以很方便的讓所有相關的人都同時了解目前的狀況外,還可以留下證據,只要將相關人員加入CC名單即可。但事情經過明明都CC給老闆了,為什麼老闆每次都責怪沒跟他報告,說不清楚這件事的進展呢?

E-mail真是非常方便的工具,只要輕鬆地按下「傳送」,大家就能同時收到你的訊息。傳送E-mail幾乎是沒有成本,同一封信如果要傳送給很多人,只要將對方的郵件地址加到收件者或是CC(副本抄送)名單中即可,真是方便省時,所以很多上班族為了要讓主管或是老闆知道他很認真的在做事,就會將事情進行中的所有聯絡過程,除了寄給相關人員外,還會CC給主管以及老闆。這樣大家就能掌握到事情進展的最新的資訊,別人要是有什麼意見也可以立即提出。想想這樣真好。

郵件爆炸

一個好的工具但若被過度利用後反而會造成反效果。E-mail這麼方便,所以就造成郵件暴增,每天似乎都有看不完的E-mail。無論大小事情,與自己有關或是無關,別人都CC給你,職位愈高的人郵件愈多,本來是好意地告知,現在卻變成「不勝其擾」。主管的簽呈就已經多到快看不完了,現在又多了E-mail,而且數量又如此驚人,如果是你,你會如何處理?

垃圾信氾濫

E-mail用來寄送廣告宣傳就更是方便,所以垃圾郵件滿天飛,一不小心就塞爆了信箱,即使用過濾垃圾信件的軟體,效果還是有限,甚至還有誤判的風險,就是該收的沒收到,不該收的卻拼命收。因此,E-mail的可靠度就大幅降低,寄信給對方卻未必確定他一定能收到,即使收到也未必能在每日眾多的郵件中被開啟,即使開啟了,也未必會仔細閱讀。因為,E-mail實在太多了!垃圾郵件實在太多了!莫名其妙的信也實在太多了!

副本抄送=看不看隨你

很多人在寄發電子郵件的時候,很喜歡CC給一大票人,有時不管是相關的人還是不相干的人都一併CC,而主管及老闆是最常被CC的人。寄信的人的想法是,把你列入CC名單,就算是跟你報告過了。要是事情後來發生個什麼狀況,就可以說明「這件事情整個過程我都有CC給你」,所以我已盡到報告的義務,是你自己沒認真看信,而你在整個過程中又沒有提出任何意見──「沒意見就等於是默許」,所以整個過程都是在你允許的狀況下去執行的,那最後的結果變成這樣,怎麼能夠怪我呢?

如果你真的想要跟老闆報告,那麼你就應該要確定老闆是真的知道這件事情,並且支持你的做法;否則的話,就只是在刻意迴避,給自己找個藉口罷了。另外,不管是主管或是老闆,每天收到的電子郵件數量一般也都大得驚人,他們是不會有空去看所有的信件的。尤其是現在垃圾信氾濫的年代,除非是一眼就能判斷是重要的信件,否則大多都是略過不看。那麼如果你寄給老闆的信只是要CC給老闆,這意思就是說這只是報備,看不看無關緊要,那你想這樣的信老闆會看嗎?

某日董事長的電腦出了問題,就趕緊找MIS人員來處理。這台電腦的狀況似乎不太樂觀,MIS弄了一陣子後,看來是沒救了,只好宣判壽終正寢,就馬上幫董事長換台電腦。

新電腦裝機完成後,要重建整個環境,就跟董事長說明:「董事長,我先幫您重建電子郵件信箱,以目前的狀況,只能從舊電腦中救出少部分的信件,所以有些信件可能會救不回來。不曉得這些信件是否很重要,如果一定要全部救回的話,硬碟就必須要請專業救資料的廠商來處理,才有可能將全部資料救回。」

董事長對於這個問題,幾乎是不假思索、毫不考慮的就立即回覆,而這個回覆卻讓MIS大感意外:「我過去的信件全部都不用重建,只要把郵件軟體裝好就可以了。」

沒來找我就是不重要

「董事長,真的是『全部』都不要重建嗎?您真的確定不會有影響嗎?」MIS還以為自己聽錯了,趕緊跟董事長再確認一次。

「我這些信平時也都是不看的,因為如果真的有重要的事情的話,他們就會來找我,如果他們都沒來找我,就代表沒有重要的事情。所以這些信即使全部都刪除掉,影響也不大,所以就不用再浪費時間來重建了。」MIS人員這時才了解,原來老闆對於事情是這樣看的。

本末倒置

人與人之間的溝通,最好能當面講清楚,這樣的溝通效果最好。但在現代科技下,產生了許多新的溝通方式,很多人就以E-mail來取代大部分的溝通。一個好的工具,若未被妥善運用,就會造成反效果。E-mail是一個協助溝通很好的輔助工具,可以用來彌補無法當面溝通的遺憾,但卻不能取代當面溝通。很多大老闆們的時間非常寶貴,連你要當面跟他報告,都撥不出幾分鐘的時間來給你,那麼你想他又有多少時間來看E-mail呢?一家公司有那麼多的員工,如果每個人大事小事都CC給老闆,當然最後的結果就是一律被忽略。所以,如果你以為事情的經過都已經E-mail給老闆了,這樣就算是跟老闆報告過了,那麼,你就真的是想反了!

 

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