某優良供應商突然打電話給採購,說有兩筆貨款希望公司可以提前支付,由於金額不大,廠商過去的配合度又很好,也從來沒有提出過類似要求,採購想廠商每次報價幾乎都是最低價,這點要求又不大,大家禮尚往來,不配合實在不近人情;但若要配合,又與訂單上的付款條件不符,同時財務單位也要配合才行,於是去請示主管該怎麼辦,如果您是這位主管,您會怎麼處理?

企業與供應商往來首重互信、互利。生意往來要能長久,一定是對雙方都有好處。俗話說:「殺頭的生意有人做,賠錢的生意沒人做。」供應商給你低價,圖的是你能提供長期穩定的訂單,薄利多銷,穩定的收入是經營上重要的基石;而企業因進貨成本降低,從而強化競爭力,這樣對雙方都有利。

長期配合的廠商,雙方會有一定的默契與習慣,交易條件幾乎都是固定的。如果突然提出要變更交易條件,不是很奇怪嗎?

公司採購人員某日突然接到供應商的電話,希望公司能把原本應在下個月才需支付的兩筆貨款,提前到本月支付。公司與這家供應商已經合作了很久,過去的表現一直很好,服務態度佳、配合度高,最重要的是價錢很有競爭力,其實就是公司最重要的供應商。過去幾次在比價及議價過程中,當各家供應商報價相當時,這家供應商每次都能率先降價並能配合到底,最後拿到訂單,過去也從來沒有要求提前付款的紀錄。採購人員趕緊去查了一下這兩筆訂單的金額是多少,一看,金額並不大,對公司而言,其實是很小的金額,提前支付對公司幾乎沒有影響。由於這家廠商的報價好、配合度高,才讓這位採購一直維持著很好的績效,這時回饋一下廠商,也是應該的,所以提前支付貨款,對採購而言,當然是沒問題的。

要付錢,還得要財務人員的配合才行。採購就興沖沖的跑去找財務人員,財務人員對這家廠商也很了解,同樣也認為提前支付對公司現金幾乎沒有影響,所以公司要配合是絕對沒有問題的。即使如此,財務心裡還是覺得毛毛的,因為如果自己私下處理掉這筆帳,好像也不太好,最好還是去請示一下主管,有個人背書,自己就沒有責任,這樣應該會比較好吧!

主管聽完了採購與財務人員的敘述,就問了一個問題,「你們知不知道廠商要我們提前支付貨款的原因是什麼?」

「這點我當時倒是忘了去問,供應商提出要求的時候,並沒有說明是什麼原因。」採購人員這樣回答。

「一件事情要知道如何處理,一定要先確定問題是什麼,要了解問題發生的原因,才能對症下藥。你們連廠商要我們提前支付貨款的原因是什麼都不知道,那又怎麼能夠知道怎樣處理才最恰當。這件事情原則上,答案是否定的。」聽到主管這個答案,兩個人都愣了一下,怎麼跟自己想的都不一樣,還好有來問主管,要不然做錯了可就糟了。

「但為什麼不幫廠商呢?」採購人員接著問。

「你們認為廠商要我們提前付款的可能原因有哪些?」採購與財務兩位都想不太出來。

「廠商會要公司提前付款,有可能是廠商財務狀況出了問題,因此急需現金週轉,才會要我們提前支付貨款,而這次金額不大,代表狀況可能很緊急。如果是這種狀況,廠商是絕對不會明白告訴你的;另外一個比較可能的原因是,這位業務人員可能為了要領獎金,一般業績統計的方式是要收到貨款後才能將這筆業績列入獎金計算,當然這是為了避免業務人員操弄業績,他這季的業績可能只差一點點就能達成,所以才會要求我們提前支付,這樣他就可以順利領到獎金。」

「如果是這些原因,我們就幫廠商一下應該也沒關係吧!廠商倒了對我們也沒好處,如果能夠幫業務領到獎金,以後對我們的服務也會更好,那我們為什麼不幫他們?」兩位愈聽愈迷糊,搞不清楚主管的用意到底是什麼?

「我們做事的原則是不能違反公司規定,尤其是財務人員。訂單上的付款條件已經寫得很清楚,除非修改訂單,否則付款日期會跟系統上的資訊不符,財務作業就會有問題,說得嚴重一點,就會被認為是圖利廠商,你們認為有必要為廠商冒這樣的風險嗎?財務人員最重要的就是操守,如果被公司知道這件事情,那以後就沒人會信任你了,那你這個工作還能再做下去嗎?」

「那這樣該怎麼辦?不幫也不是,幫忙也有問題!」財務很傷腦筋的回答。

「那你們認為該怎麼做呢?」主管反而問這兩位有什麼看法。

採購自認為想到一個很好的解決之道就說:「如果是這樣的話,那兩筆貨款就一筆提前,另一筆不提前,這樣不就好了?」

「我們處理事情,最好的結果是雙贏,而折衷方案的結果通常就是雙輸。所以這樣的處理方式並不會比較好,反而會更糟。」

「這件事情的處理原則應該是站在合乎公司規定的立場上,盡力協助廠商。你們可以跟廠商講,『大家配合這麼久了,彼此關係這麼好,你們的要求,我們絕對會盡力配合,但公司管理很嚴格,除非修改訂單,否則財務單位沒辦法作業;要不然我們也可以上簽呈,請示總經理,如果批准了,財務那邊就能作業。所以要請你告訴我們需要提前付款的原因是什麼,這樣我們才好去跟總經理說明。』這樣做法有個好處,第一,除非廠商是真的有困難,否則我們這次這麼容易的就配合付款,以後他們就會循例辦理,那就後患無窮了;第二就是讓他們了解我們是個很有制度的公司,而你們做事也都很嚴謹,這樣廠商以後會更尊重你們。」

「你們跟廠商說明後,如果廠商的回答是『那就算了!』那麼他的理由很可能就是有問題的,所以才會難以啟齒,這樣就不是我們不幫他忙,而是他自己有問題。這樣的回覆方式,也會讓他們了解我們是一家做事很嚴謹的公司,並不是不幫他,而是,要幫忙,總要師出有名吧!他為了避免自己的困擾,才會不需要我們的幫忙,所以他應該會去試看看別家客戶吧!如果他的理由充分,很有道理,那我們也可以理所當然地上個簽呈,請示總經理同意,這樣大家做得也心安理得,不是很好。」

兩位人員了解處理方式後,就去跟廠商聯絡了。結果廠商的回覆果然是:「謝謝你們的幫忙,沒關係,現在已經不需要你們提前支付貨款了。」

遇到困難處理的事情時,要能分清楚原則是什麼,再來才是如何去做。很多人都分不清這兩者,就會陷入左右為難的窘境。所以只要能確立原則,事情的處理就會有了方向,就能找到好的處理方法。

 

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