多年媳婦熬成婆,終於升任部門主管,所謂新官上任三把火,過去一直看不慣的事情,現在終於可以放手去做,能夠有番作為了。於是上任後,馬上就對某位同仁下達命令,要求糾正過去一些小毛病。沒想到,只是這點小事,但他卻抵死不從,還以離職來作為抗議。才剛上任命令就不被執行,那這個主管不就是做假的,以後誰還會聽命於你,但如果堅持執行,只為了件小事,又太不近人情,萬一他真的離職了,這個工作又非他不可,真是左右為難,這該如何是好?

新官上任三把火,當你新任主管職位後,要先立威嗎?當然,這也是一種管理風格,如果你是多年的沙場老將,有恃無恐,那也未嘗不可。但能夠讓部屬信服你,真心誠意的接受你的領導,應該會更好吧!

擔任主管的方式有兩種,第一種是原來不是主管,被拔擢而成為主管,另一種就是空降,這兩種狀況是很不同的。大多數的人第一次擔任主管,都是由部屬晉升上來的。主管的工作與部屬是完全不同的,很多人因為在工作崗位上表現良好,遂被拔擢成為主管,以為可以藉由對原來的工作的了解,這個主管就能勝任愉快,沒想到一當上主管後,竟然左支右絀,無所適從,不知該如何進行,這時才知道,原來當個主管,要會的東西竟然完全不同。

於公你是主管,於私才是朋友

當上了主管除了需要的技能不同外,角色也變化很大,尤其是由原部門升任主管的人,原本跟其他同事就很熟悉,關係也不錯,這時當上主管,應該很好指揮調度吧!可惜,事與願違,狀況剛好相反。譬如說,過去跟你要好的同事,由於個性的關係,做事經常都是丟三落四的,主管糾正他,大家基於同事立場,同情他,就一起罵主管太過於計較,但現在換你做主管了,他又犯同樣的錯誤,這時換你糾正他了,他有可能因為現在的主管是你,就不會抱怨了嗎?別傻了,現在你就變成他們一起抱怨的對象了。因為部屬現在的想法是,過去跟你那麼熟,所以事情是很好商量的,應該可以不用那麼嚴肅、那麼計較,反正事情也沒那麼嚴重,你又何必那麼認真呢?因此,你也不能繼續再以過去大家是同事的立場來思考彼此的關係。

如果你的部屬,當你升任主管後,每個人都全力支持你,事情主動會去做,那你就是全世界最幸運的人了,這種情況真是百年難得一見。所以正常的情形是,當你成為主管,其他人卻仍當你是同事,不會把你當主管看待,原本以為跟大家都很熟,所以應該很容易上手,但事實上對這群你熟悉的同事,是最難管理的。因此,當你從原部門直升主管時,第一件事要做的事情就是要開始疏離其他人,與其他人保持距離,從今天起在公事上,你與他們就是主管與部屬的關係了,要明確的建立起來。公私要分明,於公你是主管,於私才是朋友,這樣你的命令才能下達,否則如果大家都還以為是同事關係,反正事情都可以商量,那你這個主管要怎麼做下去。

不要急,搞清楚狀況後再說

剛當上主管,大家都還不習慣新的關係,這時,不要立即就按照自己的想法去改變現行的作法,最好維持原來部門的運作模式,作業內容與方式不要作任何改變,給大家一點時間,讓大家適應,從現在開始你就是他們的主管了,不管是稱呼、互動等方式都要慢慢調整與適應,你自己也需要調整與大家互動的方式,等到彼此都能適應、建立信任感,並確定你是主管後,再開始依自己的想法做改變。

若是空降的主管,大家對你不熟悉,所以沒有人情包袱,這時重要的反而是要趕快彼此認識,建立關係。此時,仍是不宜一上任就做太大的改變,因為大家對你沒有信任感,不知道你葫蘆裡賣的是什麼藥,你對事情的了解也未必透徹,這樣情況下做的決策,很難會有把握,所以最好也不要做太大的改變,尤其是對「人」的決策更要謹慎。例如:公司很多人都告訴你某員工是有問題的,你想大家都這樣講,應該就沒錯吧,於是馬上對他採取行動。但實際上,他很可能是這個單位中唯一有專業的人,也是最能夠做事的人,而其他人都是在打混摸魚。這時如果你聽了大家的意見,你可能就會後悔莫及,所以無論是直升還是空降,新官上任都不宜先來個三把火,不要急,等彼此都搞清楚狀況後再說。

新任主管還有一點要特別注意的,就是你一上任,如果有人立刻很積極的對你示好,馬上來關心你,跟你說明這個部門的狀況,提供各項協助,雖然這時你會感到很窩心,但你卻要特別小心,這樣的人,可能是你上任後最要提防的對象,他講的話,把它倒過來解釋就對了。而最冷漠、最不理你的人,反而有可能是你可以徵詢的對象,慢慢跟他熟悉,你會了解事情不同的面向,未來對你幫助最大的很可能就是這些人。

如果你是一位很有想法的人,過去很認真的在工作上,當然就會對部門內的事務有所了解,也會對某些事務過去一直以來不當的作法,想要改善,但一直施不上力,因此當你升上主管以後,就會恨不得能夠馬上改變這些做法,一吐怨氣,但這時很可能就會面臨嚴酷的挑戰。

小王平時跟同事相處融洽,工作能力又佳,是部門中最優秀的人才。但每次部門主管出缺,替補的人都是直接空降,公司並沒有拔擢小王,大家都替小王感到惋惜。小王雖然對這個部門的事務與人員都非常熟悉,卻苦無機會表現。尤其對於部門中很多積習已久的事情,一直都很想要改善。

這次主管又出缺了,公司終於看到小王的表現,將他升任為主管。多年媳婦熬成婆,終於可以大展身手了,累積那麼久的鬱悶,一次得到解放,於是新官上任三把火,立刻下達了指示:請原來座位遠離部門辦公區域的某同事,調整座位,搬回來自己的辦公區域。

這其實是件小事,但時間久了,就會令人很不愉快。他職位低,只做些助理的工作,能力不好,態度也不佳,主管要交辦工作給他並不容易,他經常會找些理由來說自己很忙,所以沒辦法再增加工作量。主管交辦工作受阻,也就懶得再交辦他其他工作,因此他就更閒。之前因為部門業務擴大,人員增加,造成座位不夠,他發現公司整個辦公區中遠離大家的偏遠角落有個空位,就主動提出要搬過去,反正主管也不想與他溝通,就讓他搬過去,離群索居。

小王對這件事很不以為然,他的工作已經夠輕鬆了,現在再搬過去,就更沒人管了,每天都在打混,也沒人會注意到。後來部門人力縮減,部門辦公區就有空的座位,但他還是不搬回來。小王跟他的關係不錯,偶而也會跟他提起搬回來比較好,但他就是不肯,寧可自己一個人逍遙自在的當個化外之民。

現在小王已經是主管了,情況可大不相同,過去屢勸不聽,現在他總要服從命令吧!於是就馬上要求他搬回來。本來以為大家關係很好,要他搬回來也是為他好,他要是再繼續這麼下去,會學不到東西,愈來愈邊緣化,遲早會被職場淘汰的,要他搬過來只是讓他有個重新出發的開始。這些平時也都已經跟他講好幾遍了,他又不是不知道。但沒想到,他一聽到這個命令,竟然臉色大變,火氣馬上起來,堅持不肯搬過來,小王好說歹說,但他的反應卻是愈來愈激烈,最後撂下一句狠話,你如果再逼我搬過來,我馬上就辭職不幹了!

這時,小王真的傷腦筋了,原來的本意是為他好,當然也是為了公平,彼此的關係也不錯,心想他應該會樂意接受,怎想到會搞到這步田地。為了這點小事就逼得他要離職,也實在太不近人情了,而且他負責的工作,雖然並不困難,但卻是大家都不願意去做的工作,要找人替補也不容易,要是離職,也是很麻煩的。大家原本都是同事,一上任後就發生這樣的事情,大家會怎麼看你;相對的,才剛上任,這麼簡單的命令都會被挑戰而無法執行,哪以後這個主管該怎麼做下去啊!你交辦的事情,以後還有誰會聽,大家都不要做就好了,難道事情都要自己去做嗎?這下該怎麼辦才好!

小王一開始就太急了,沒等大家適應他是主管,就急於下令,這時也來不及了。這位助理這些年來之所以都不願搬回來,就是因為他不願面對自己能力不足的事實,所以才會去做沒有難度,但大家都不願去做的瑣事,也因為如此他才能保住自己的飯碗,但只做這些事情實在太浪費人力了,每次人手不足時,要他協助,他都是閃躲,大家以為他個性不好、懶惰,不願意多做事情,其實他是沒有把握能把事情做好,一但接下工作,萬一沒做好,不就更證實了他沒有能力了嗎?他當然是不能去做的了。而今天要求他搬過來,你認為這也沒有什麼,只是舉手之勞而已,要不然就叫同事一起來幫忙也沒有問題,反正大家關係都很好,都會很樂意幫忙的。但對他來講,這並不只是搬個位置這麼簡單的事情,他現在要面對的是他逃避多年的事情,而且主管一上任就拿他來開刀,不是擺明了,他是辦公室中最需要被調整的人嗎?這麼不給面子,怎麼能夠不為自己的尊嚴奮戰,戰火一開就只能堅持下去,小王覺得這點小事,也不能服從,火氣也愈來愈大,終於搞到他非辭職不可的地步,這個僵局該怎麼解呢?

要化解這個僵局,首先,要先確定做事的原則,就是他非搬不可,沒辦法,頭已經洗了,命令已經下了,不執行是不行的。剩下的,就是處理的技巧了。

為了不搬過來,他講了很多的理由──以前的主管都沒要他搬,為何現在就要搬;他的東西太多了,整理要花很多時間,不好搬;以後要是再補人,位置不夠,他還是要再搬回去,這樣也太麻煩;這個工作很無聊,雜七雜八的東西那麼多,我本來就不想做了,早就想離職了,現在要我整理這些東西,又要搬過來,那我乾脆離職就好了,……。仔細想想這些理由其實一點道理都沒有,所以,不搬,一定另有隱情,你要了解他真正的想法,才有辦法解決這個難題。

小王實在覺得很奇怪,但又想不出個所以然來,就去找其他同事聊聊,看他們能不能給個建議,這時小王才了解到,他之所以不願意搬過來,原來心中是這樣想的,也同時了解到自己一上任就下這個命令,給大家的感受是什麼。

知道原因之後事情就好辦多了,原則就是要幫他解決他心中的困擾,他才有可能搬。首先要給他留面子,不要讓大家認為他是第一個被開刀的人,要反轉這個情形,讓搬過來變成是一件有面子的事情,就找了一項他能勝任的工作給他,並告訴大家很需要他的幫忙,同時也請其他同事一起幫他搬,讓他感覺大家是因為需要他,才要他搬過來,而不是因為他不好才被迫搬回來的。再來要讓他瞭解你不是認為他不好沒有能力,而是肯定他的能力,讓他能夠發揮,但私底下會協助他完成,讓他不要擔心。最後,雖然命令下得太急了,但還是可以彌補的,就告訴他,時間並不趕,把自主權留給他,等他準備好了,再回報何時要搬,事實上就是給他時間去做調適。

主管在下命令的時候,一定要想清楚,這個命令部屬是否能接受,是否會去執行。如果你的答案是不確定的話,那就要仔細考慮清楚是否要下這個命令。因為我們沒有必要,自己將主管的威信,放在地上,讓人踐踏。所以,當你是新任主管,在狀況還搞不清楚,大家都還沒適應的情況下,千萬不要隨便下命令,萬一下錯了命令,也沒關係,切記不要用對立的態度去堅持主管的威信,而要以對方的立場來考量,重新去了解狀況,給對方留面子,也給雙方都找個台階下,就能化險為夷了。

 

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