工作盤點時,每個人都要填寫自己所負責的工作內容,公司藉此來檢討工作的重要性,並了解員工的工作負擔,以避免勞逸不均的現象。但工作盤點的結果卻經常讓人感到很錯愕,明明平時沒什麼工作的人,卻洋洋灑灑的寫了一大篇;而工作忙的要死的人卻沒寫幾項工作。所以你以為在工作盤點時工作項目寫愈多的員工,工作就愈忙碌,負擔就愈重,那麼你就真的想反了!

公司經營一段時日,常會發現有些工作項目會因為時空變遷而改變。當初可能是很重要的工作,現在卻變得沒那麼必要;當初可能是很繁重的工作,需要好幾個人才能完成,但現在卻因為方法改善,一個人做就綽綽有餘了;也可能當初事情很簡單,現在卻變得很複雜,需要比過去多數倍的時間才能處理。

各項工作的內容、規模、難易度等都會隨時空因素而改變,企業卻未必能夠及時調整,如此就會導致資源錯置、勞逸不均的現象。當發生此狀況時,有些企業就會採取「工作盤點」的方式,藉此來釐清各項工作的實際狀況,並作適度的調整。

某公司前陣子因為市場環境的改變,遂調整了業務方向,也因此新進了不少員工。運作一陣子後,總經理發現公司雖然增加了不少員工,但還是有一堆事情沒人去做,執行的效率也不好。事情那麼多,大家應該都很忙吧!可是總經理偶而還是會發現有些員工好像很閒的樣子,經常在辦公室閒聊,或是常在樓梯間抽菸。但又有些員工整天抱怨工作量太大,一直在加班,離職率也高。總經理心想這應該是工作分配上出了問題,於是要求管理部對公司全體進行工作盤點,想找出原因來解決問題。

沒事的人才認真填,真正忙的人卻沒空填

公司每個人都收到管理部發的「個人工作盤點表」,要求必須在一個星期內填好繳回。小張就是屬於那群整天沒啥事幹,動不動就到梯間吸菸、跟煙友八卦聊天的小團體。在收到「個人工作盤點表」後,心想這下可不好了,要是被總經理知道我沒啥事可幹,那還得了,萬一被調整工作,或是被資遣就糟糕了。所以小張這時一改過去的態度,終於開始認真做事了—認真的開始填這張「個人工作盤點表」。

小張花了不少時間,竭盡所能的,將只要能扯得上邊的工作都寫上去,並且詳加修飾,就很滿意的交卷了。但另一個單位的小王情況可就大不相同,平常事情忙得要命,大事小事都是他在處理,小王的能力也很強,可是好像能力愈強的人工作自然就會掉到他的身上。當小王拿到這張「個人工作盤點表」時忍不住破口大罵:「我平常都快忙死了,還要我填什麼工作盤點表。我幫公司做那麼多事情,表現怎麼樣,難道上面都不知道,他們的眼睛是瞎了嗎?我每天加班是加假的喔,時間都已經不夠用了,還要我把時間浪費在填這些沒用的表單上。」於是小王一直拖到最後期限的前一刻,才很無奈的將自己負責的幾個工作項目隨便填一填,就交差了事了。

原本公司是希望藉由「工作盤點」來改善並調整各人的工作範圍與職責,但處理的結果卻事與願違。

同樣的情況也常發生在員工考績的自評部分。打年度考績時,有些公司會要求員工要先自評,然後才是主管考評。而平常表現差的員工,自評時就會絞盡腦汁、想盡辦法地誇大自己的績效。會寫一大堆似是而非的工作項目,而且成果都會很豐碩,自評的分數也絕不會差。畢竟他就是靠這樣存活下來的。而真正工作績效好的員工,大多都比較謙虛,也不太重視自評,所以就不會花太多時間填寫,大多都只會寫個概況而已。而他們對於工作的成果,會認為主管應該都知道自己的表現,所以也不好太誇耀,就會寫得比較含蓄。這類的員工對於自我的要求會比較高,所以自評的分數會比較中庸,不易評得太高。

不管是工作盤點或是績效考核,都會有主管在把關吧!沒錯,是有主管在把關,但問題是,主管真的有能力來把關嗎?

如果有位好主管,那麼主管對部屬的表現自然是了然於胸,當部屬誇大或未能完整陳述自己的表現時,主管會加以補充或調整,就不會發生上述的狀況。但好主管難尋,有很多主管其實不太清楚部屬到底在做些什麼?自己平時並沒有去觀察部屬是如何做事的,只是聽部屬的回報來判斷。所以部屬寫的工作內容主管幾乎都會照單全收;打考績的時候,也會依照部屬的自評來打,所以部屬自評分數高的,主管就跟著打高分,部屬自評分數打低的,主管就跟著打低分,對這種主管來講,這是最保險的做法。

部屬有責任讓主管了解自己的工作狀況

身為一個員工自己也要了解,就是讓高階的主管或是老闆清楚你在做什麼、工作的成果如何,自己是有責任的。不要把責任都推到你的主管身上,最重要的是不要把你的職業生涯交到別人的手上。畢竟,你要碰到一位好主管是很困難的,所以要能適度的呈現自己的工作成果,要讓你的主管能夠正確的知道你的表現。無論你有多忙,有多少抱怨,當公司要你陳述你的工作內容與工作表現時,你就要把他當作最重要的事情來處理。給你機會表達自己就要把握住機會。否則自己做得半死,卻得不到老闆的賞識,搞不好還會認為是你能力不足,才會頻頻加班,到這時候再來責怪別人,也是於事無補。

表現愈不好的員工,就愈不會承認自己的表現差;工作量愈少的員工就更不會跟你說他現在很閒。因為如果他這樣跟你講的話,豈不是隨時等著要失業嗎?所以,放心好了,當你調查員工的工作內容時,一位真正的冗員絕對會將自己形容成一個大忙人,想盡辦法擴大自己的工作範圍。所以若是你以為工作內容寫得愈多的人,他的工作就愈忙,這樣你就真的想反了。

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  • snow

  • 您好:
    無意中看到你的文章, 寫的真貼切
    真好
  • 感謝

    凌帠 於 2012/04/28 14:42 回覆

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