誰膽大包天,敢退老闆的件填寫表單時,申請人有時會漏填項目,或寫錯內容,主管在審核時並未發現,且老闆也核准了,最後當表單回到承辦人員執行時,才發現資訊不足或資料錯誤而無法辦理,這時該退件嗎?可是老闆已經核准了,誰有膽敢退老闆的件;但是不退又辦不下去,那麼到底該怎麼辦呢?

家公司都有一堆表單要填寫,其中有些申請單必須要填寫很多詳細資訊,如請假單、出差旅費申請單、用印申請單、費用申請單、出貨單……等等。要填的單子這麼多、內容又繁雜,所謂「吃燒餅沒有不掉芝麻粒的」,只要是人就會犯錯,那麼偶而發生表單內容填錯了,或是應填寫的項目漏填了,又有什麼好大驚小怪的。

這些表單通常主管在審核時很少會仔細檢查填寫的內容,尤其是老闆,因此簽核的過程都很順利,各個主管都是閉著眼睛簽,最後老闆也是大筆一揮就核准了,只是表單回到了承辦人員要執行時,這才發現有些關鍵項目填錯了,這可該怎麼辦?

照理說表單填錯或項目漏填,應該要將這張申請單退回的,只是這張單子是老闆核准的,這下可麻煩了。因為如果這張單子不很重要,例如文具申請單,一般只會簽到部門主管,所以退回重送時跟主管講一下,不會有什麼大問題,但若這張表單是「老闆」核准的,這……可以退回嗎?更重要的是,這……你敢退回嗎?

某公司產品組合複雜,各種不同的銷售組合搭配不同的配件,以及不同的贈品,通常贈品會有好幾種,客戶可以任意選擇其中之一。小張是公司新進的業務,對公司的產品還不是很熟悉,面對這麼複雜的銷售組合實在感到很困擾。

某日小張運氣真是出奇的好,意外接到客戶的大單,真是興奮極了,才剛來公司沒多久就有如此好的成績表現,心想這張單子只要盡快完成出貨,這個月的業績就沒問題了,於是就立即填寫「出貨申請單」,請出貨單位迅速安排出貨。

這張訂單金額不小,客戶同時購買了好幾種產品,小張由於太興奮了,填單的時候一時疏忽就來個張冠李戴,將A產品組合的配件寫成B產品組合的了,而且相關贈品還忘了填。

資深的業務人員對此都很有經驗,知道容易出錯,填單時已養成小心的習慣,所以很少出問題,久而久之大家也都視為當然,因此小張的這張出貨申請單在審核時,也一如往常,主管很放心地沒仔細看就核准了,到了老闆時也是一樣,一切行禮如儀,立即就簽准了。

當出貨單位收到這張單子時,出貨人員大致瞄了一下內容,正準備出貨,但心裡卻直覺有哪裡怪怪的,就是有點不對勁,忍不住,只好先把手上工作放下來,再把出貨單拿來仔細瞧瞧,這才發現原來這張單子真是錯誤百出,於是立即拿起電話,撥了小張的分機,劈頭就罵:

你是白癡啊!這個配件跟A產品怎麼搭啊!這貨你叫我怎麼出,其他人從來都不會這樣。還有到底要給客戶的贈品是什麼,你不知道要搭配贈品的嗎?要不是我對產品很熟,如果就這樣出貨給客戶,不被客戶罵死才怪。

出貨單位罵歸罵,為了趕緊出貨,還是把相關資訊跟小張給問清楚了。正準備要出貨時才突然想到,等等、等等…..,好像不能就這麼直接出貨吧!因為單子上明明寫的就不是這些東西,雖然單子的內容是錯的,但一旦改成正確的內容出貨,可是會造成帳料不符,這以後可是會出事的。

那麼應該要退件囉!出貨人員拿起表單,一眼就看到老闆鬼畫符的大名大喇喇地躺在上面,這張是老闆已經核准的表單,這我哪敢退件啊!

我有比老闆大嗎?即使老闆的脾氣再好,若是簽准的表單被部屬退件,這要不生氣都很困難吧!而且退老闆的件,就等於是指責老闆在審核時根本沒看,哇,這有誰敢退啊!

好心代為修正會有風險

事情可是僵住了!這件事很多人遇到時都會因為害怕而選擇不退件,然後直接把表單錯誤的項目給自行更正、把缺的資料自行補上,謹慎點再蓋上自己的職章,這樣大概就可以了。

沒錯,這樣的做法最省事,只是會有風險。

主管簽准的內容,後來被人更改,很少有主管可以接受的。即使你只是將錯誤更正,主管對你的信任度還是會打折扣的;更糟糕的是,主管若是自行演繹還有可能會擔心你未來搞不好會竄改文件,所以這件事能不做就不做。

那就退件好了,拿自己的職業生涯來賭一賭,看看老闆會不會生氣。

你有沒有想過,為什麼別人的錯誤要由自己來承擔,明明是盡忠職守,應該要被讚揚的,結果卻可能被老闆歸到黑五類去。

誰做錯誰負責

比較好的做法是請申請人先跟主管說明狀況後,再去跟老闆報告,說明自己在填寫表單時因為太急了才造成疏忽,有些項目漏掉沒填,還有一些項目不小心填錯了,下次一定會改正。

於是出貨人員就請小張去跟老闆說明,並請示:「我是不是需要請出貨單位把表單退回來,改正後會再重新送簽。

老闆衡量事情的輕重緩急,然後淡淡地說:「不用了,你不是說客戶很急著要貨。這件事我知道了,你去出貨單位把表單修正再蓋章就可以了。

即使老闆最後的裁示是退單重送也沒關係,因為是老闆自己說要退單的,就不是出貨人員退老闆的單,這個做法也同時顯示了出貨人員做事的嚴謹與認真,幫老闆做好了把關的動作。

另外有一個弔詭的現象,就是老闆通常都會直接指責報告錯誤的人,而不會去指責犯錯的人。因為你跟老闆報告錯誤時,老闆很生氣,需要發洩,而你就在眼前,不罵你要罵誰啊。所以要讓犯錯的申請人自己去報告錯誤,自己去面對,這樣做還有個好處,就是犯錯的人因為要自己面對錯誤,所以會較積極改正,未來也比較不會再犯。否則如果是別人去幫他處理,犯錯的人對自己的錯誤就沒什麼感覺,也不會想要去改善,下次很可能就還是一樣,即使你再罵一次,也不會有什麼效果。

負責把關的人要特別注意,即使錯誤是因為別人無心的疏失所造成的,也絕對不可因循苟且、隨意通融放行,更不可好心代為改正,因為這樣就成為共犯結構、姑息養奸。應該要讓做錯的人自己去面對、去處理、去負責,這樣才能釐清責任、未來才會有所改善,如此才對彼此都好。

 

 

 

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