調任新部門後,仍需繼續完成之前負責的專案,而前部門主管為了要掌控專案進度要求要參加部門會議。如果參加的話,會得罪新部門主管,不參加的話則會得罪前部門主管,此時該怎麼辦?

原則上,每位員工應該只有一位直接主管,這樣才能有效指揮與管理,一位員工要是同時有兩位以上之主管,就很容易造成無所適從的現象。這種情形也是矩陣式組織最為人詬病的地方。我們應該盡量避免發生此種情形,但在職場中卻又在所難免,有時因為調任新部門時,原部門尚有工作未完成,一時之間又找不到人可以交接,這時就只好同時執行兩個部門的工作,同時面對兩個主管,該如何兼顧呢?

張某原隸屬於專案工程處,擔任專案經理職務,表現很是優異。公司另一單位顧問服務處經理突然離職,部門內找不到合適的接替人選,要重新聘僱新人也不容易,因為擔任這個職務的人要對公司業務非常熟悉才行,找個新人進來,沒有辦法馬上進入狀況,需要一段時間才能熟悉業務,所以最好的方法就是內調,看看其他部門是否有合適的人選可以調任。

顧問服務處處長平時就對張某的表現很肯定,幾次有機會與張某接觸,感覺也很好,遂主動找專案工程處處長協商,是否能夠幫個忙,讓張某過來擔任部門經理的職務。

專案工程處處長了解顧問服務處的困難,想想顧問服務處在此青黃不接的時候,要是不幫忙,恐怕公司整體都會受到影響,但張某在專案工程處也是重要的成員,手上還有一個重要專案正進行中。但若是站在張某的立場上來想,調過去之後就直接擔任部門經理,也是一個難得的機會。顧問服務處處長看著專案工程處處長一副為難的表情,便說

「你是不是有什麼為難的地方?如果人可以調過來,有什麼要求我都能夠配合。」

「喔!其實我是願意配合的,但張某目前仍負責一個重要專案,他如果調過去,我想了半天,都找不到人可以交接。我可以先讓張某先調過去,但他仍要繼續負責這個專案到結案為止才行。」

「這當然沒問題。」顧問服務處處長非常高興的回覆,因為問題終於解決了。

張某調過來後,除了要立即接手新部門的業務外,也同時要繼續處理原來負責的專案,壓力沉重自是不在話下。某日張某的前主管,就是專案工程處處長碰到張某,就問:「你負責的專案目前狀況如何,你調過去後我就不太清楚這個專案的進度。你從下週開始,一起參加我們的部門會議,這樣我才有辦法掌控專案進度。」專案工程處對於各專案的進度掌控都是在部門會議中檢討的,因此才會要求張某要參加部門會議。

「嗯!……好」張某心裡覺得怪怪的,感覺好像有些不妥,但還是只能接受這個要求。

張某愈想愈感到不安,同時面對兩個主管真是傷腦筋。直接參與前部門的部門會議,好像很不尊重現在的主管,會不會讓人有吃裡扒外,不認同新主管的感覺,又有誰會接受自己的部屬跑去參加別人的部門會議的,到底他是我的人,還是別人的人。想到這裡張某就愈感恐慌,但現在仍舊負責專案執行,要對前主管報告進度也是天經地義的事,要是不去報告,也不對,一樣會得罪前主管,到底該怎麼辦?真是左右為難。

很多人會認為當然是聽現在主管的指揮才是,因為專案是暫時的,等專案結束後,就只須面對現在的主管,未來你的考核升遷等都是由他決定,當然不能得罪現在的主管。

原則是都不能得罪

當你同時對兩位主管負責時,你能做的選擇只有一個,就是兩位主管都不能得罪。

這時你應該去跟現在的主管報告這件事,並說明是自己的錯,忘了主動跟前主管報告專案進度,接著說明覺得去參加前單位的部門會議似乎不太妥當,自己會去跟前主管商量是否改以書面的方式每週報告專案進度,或是定期召開專案會議,請前主管參加,這樣就能讓他可以掌握專案進度了。

要是前主管仍然堅持要張某參加部門會議,

「這樣太麻煩了,我還要特別去看報告,你還是參加部門會議好了,這樣我比較好管理。」

「好吧!我會跟我主管說明,但我現在身兼兩職,事情非常多,我可不可以會議一開始就先報告,報告結束後就離開,這樣可以節省些時間。」

「嗯!這樣可以。」

因為張某已經跟目前主管說明過前單位的運作方式,專案進度都是在部門會議中報告,所以可以讓目前主管不至於太介意。而不全程參與前單位的部門會議,就不會讓人覺得你還是前單位的人,搞不清楚已經調單位了。

這件事情還有其他的處理方式,就是當前主管要求要張某參加部門會議時,張某應立即回覆:

「都是我的錯,我調過去後事情太多,一忙就忘了跟您報告專案進度了。我是非常願意參加部門會議,嗯!……但是這樣會不會有問題啊!萬一我現在主管誤會了,您過去那麼照顧我,這樣可能對您也不太好。」

「你說的也有道理,我倒是沒想那麼多。」

「那麼是不是我每週e mail書面報告給您,說明專案進度,或是以專案會議的方式請您參加,來向您報告,您看這樣好不好。」

張某應該在第一時間就做回應,讓前主管替他的處境著想,會比較容易處理。這樣的處理方式會比先跟目前主管報告後再處理要更好。

遇到困難時,向主管報告狀況最保險

遇到要面對兩個主管的情形時,一般人都會覺得很為難。最保險的做法就是,其他主管交辦你的每件事都要向目前主管報告,然後再去執行。讓你的主管能夠掌握你的狀況,建立對你的信任,也讓他知道你是個負責任的人。這樣你就能同時兼顧到目前及其他主管交付的任務了。

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