做事動作慢,時間都浪費在 來源: Nancy@flickr,CC BY 2.0 社會新鮮人特別怕被主管嫌動作慢,事情做不完除了壓力大以外,對自我信心也是很大的摧殘。可是仔細觀察做事慢的人,經常看不太到實際做事的動作,反而大部分時間看到的都是停在那裡不知所措。所以他們許多並非真的手腳慢,而是把時間都浪費在發呆冥想,就是一直想、一直想事情到底該怎麼做才對,或是一直在猶豫、在擔心萬一事情做錯了,又該怎麼辦?

件很弔詭的事情。不少人工作很認真,但動作卻很慢,每天幾乎都工作到八、九點以後才下班,甚至還常把工作帶回家做,但進度卻仍是出奇的慢,就像是一輛陷在泥淖中的車,不管怎麼努力地踩油門,就是開不出去,這又是怎麼回事。

他們不是不認真喔!也沒有打混摸魚,行動更沒有不便,但就是一天到晚被主管罵動作慢。那麼是腦筋不靈光,人太笨了嗎?可是,又不是叫你去規劃個大案子,也沒有要你去解什麼難題或是做有技術性的事情,不過就是小事一樁,只是照章行事罷了,干大腦什麼事。但對某些人來說,別人的一點小事,自己感覺起來就像天那麼大,而別人眼中的螞蟻,自己看起來卻成了巨獸。

這不是驚奇之旅,而是排山倒海自我否定的壓力,而且愈努力壓力反倒愈大,直壓得自己喘不過氣來,也碾碎了一顆向上的心,更使得向前的步伐遲滯。為了閃避四方而來的訕笑,主管的酸言酸語,加上自己內心的自暴自棄,無奈只好承認工作不適合我,或是,我不適合工作。

不是不做,是想得太多

在燈光明亮的辦公室中,客服人員小張被主管叫到面前,一顆心噗通噗通的跳著,緊張的情緒滿滿寫在臉上,因為最近幾次處理客戶的問題沒處理好,這次又被主管叫去,只怕是沒什麼好事。

小張一看到主管,發現主管的臉色並沒有太臭,心想還好,接著主管以平和的口氣說:「上次你這個客戶提出的產品問題,技術單位已經確定能夠解決,解決的方式是……。但是發生的原因卻無法確定,主要是因為客戶操作過程中許多狀況並未被紀錄下來,所以無法確認這些問題到底是由產品本身,還是因為客戶的環境所造成的。因此,你去跟客戶說明,我們會先把產品修復,並同時加裝記錄裝置,系統會自動記錄相關訊息,請客戶先使用並觀察一段時間後,看能不能從蒐集的資訊中找出肇因。

雖然主管只是說明問題的處理方式,但客服小張仍是緊張得腦筋一片空白,主管說的話中十個字有九個字沒聽進去,但仍是配合著主管的說明猛點頭。主管自覺已經交代得夠清楚了,小張也看似了解,所以主管認為這件事應該是沒問題了,就沒特別放在心上。

但一週後,在部門會議時,主管卻發現這件事完全沒有進度,主管詢問原因,小張只是低著頭,說不出話來,主管沒辦法,就把處理方式又簡單的說了一遍,要小張盡快跟客戶說明。

可是又過了一個星期,到了檢討時,小張仍舊是沒有進度,這時主管可就火了:「只不過是叫你去跟客戶說明,就只是照本宣科而已,這有什麼難的,你為何都不做?

小張低頭不語,靜靜的承受主管的責罵,但主管實在不明白,小張平時做事還算認真,而且經常都會加班到很晚,為何這麼簡單的事情卻是一拖再拖,始終無法完成。「你到底有什麼問題?」主管不耐煩的問著。

小張結結巴巴的說著一些似是而非的理由,卻沒人聽得懂到底在說些什麼,主管受不了了,實在沒有辦法,「我再跟你說最後一遍,你就跟客戶轉述清楚就好了。」主管很快的又解釋了一遍作法,說完後現場靜默了一陣子,這時主管突然有了靈感,「對了,你把剛才我說的內容,現在立即重說一遍。

就看到小張眉頭緊鎖,用盡全力的說著,卻左支右絀的始終講不完整,甚至根本就講不到重點,這時主管終於搞懂原因了,說:「這些內容你是哪裡不懂?如果有不懂的就要問,千萬不可不懂裝懂,知道嗎!

小張扭扭捏捏的好不容易才開口,「就是……,就是說明中有好幾個有關產品技術的名詞我不太懂,一想到這裡就卡住了,因為我怕客戶若是問我這些,我會不知道該怎麼回答,所以就一直在想該怎麼辦才好……。」

空想無法解決問題

沒錯,有不少人工作的進度緩慢,會被認為是動作慢,但實際上原因經常並非動作慢,而是把時間都花在思考、猶豫、擔心的事情上,而真正花在處理事情的動作上,卻用不了多少時間。

大家經常就是一直在想該怎麼做,因為一直想、一直想、一直想都想不出來該怎麼做,或是擔心事情會做錯,所以事情就一直都沒有進展,看起來就變成了動作慢了。事實上,時間都是花在想事情、想該怎麼做的上面,其實,只要知道事情該怎麼做,速度都是很快的

會一直想、一直想都想不出作法來,原因很簡單,當然就是程度不夠,能力不足,這樣當然想不出來,只是不會做為何不問呢?而要讓自己像當機般的一直空轉?

因為不懂做事的方法,所以無法自己找出解決之道;因為怕被主管責罵、怕麻煩同事,所以不敢問。然後呢?然後就每天擔心、害怕、天天空想、原地踏步,無法面對,只好等事情爆發時,再被迫面對

不知道事情該如何處理,或是對事情不懂,自己用想的通常都不會有效果,因為知識不足、資訊不夠、分析推演的能力也不強,所以努力把時間花在想如何解決,根本就是浪費時間。

有Input才會有Output

其實,做事情是有方法的,單純的思考不能解決問題,思考要搭配行動才能發揮作用。當發生不懂、不會的狀況時,要先釐清不懂的是什麼?不會的是什麼?然後去查相關資料,或是找相關的書籍。就如同如果有某些技術名詞不懂,就去上網查或買書來看,有個概括的了解後,對於不懂的地方才有能力問問題,也才有機會聽得懂別人的解釋。

接下來則要將了解的部分付諸實行,因為唯有實作,才會知道自己是否真的了解,並且實作後也才會發現自己尚有哪些不足的地方,這時自己再繼續查詢資料、請教別人,就能更進一步的了解。

主管協助部屬要用對方法

對於能力不足的部屬,主管要盡到教導協助的責任,而這要能發揮效用,主管的態度是至為關鍵的。

對於基礎不佳、能力不足的部屬,他們先天條件就已不好了,若是主管在教導上只是點到為止,或是解釋不夠清楚,這類的部屬大多都聽不太懂,當部屬再次詢問主管時,主管仍是以相同的方式回答,這樣部屬當然還是很難理解,當重覆幾次後,主管的耐心會被消耗殆盡,而部屬則愈來愈不敢問了。

主管帶領此類部屬時,應用更大的耐心,更細微的觀察與更多的協助,不是只告訴部屬該怎麼做,而是要找出部屬在基礎上缺乏的部分予以加強,還要教導部屬做事的方法,當部屬補足基本技能、懂得做事的方法後,信心就能慢慢建立,以後就能正常運作了。

 

 

 

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