小處不小 來源: FreddieAlequin@flickr,CC BY SA 2.0 站立的高度不同,看到的局面就不同;所處的階段不同,事情的大小就不同;擁有的資歷不同,看待一件事情的角度也不同。從事技術相關工作的社會新鮮人,最容易只重技術發展,而忽略其他工作上同樣應重視的事情,從而因小失大,無意間重傷了自己未來的前途。

 

謂「大處著眼,小處著手。」做事情時要從長遠觀點去思考問題,綜觀全局,不要執著於小事情上,而執行時卻要扎扎實實的將每件事情做好,每件大事的完成都是從許多小事累積而成的。

一些自認程度不錯、有自信的社會新鮮人往往急於求表現,就不僅僅是從大處著眼,而更想從大處著手。你想,做大事都沒時間了,哪有可能把時間浪費在這些小事上面,更何況,這些小事哪值得我們這種技術強的人去做,而且做這些小事根本就沒有表現的機會,搞不好,還會讓人誤解成沒有做事的能力,這還得了。

只是,你以為的小事,往往在主管眼中卻未必是小事,更重要的是,主管判斷一個人,往往都是從小處觀察出來的。主管的想法是,如果就連這點小事都辦不好,那大事就更不必談了。

小處不小

讀工科的小張一畢業就應徵上「工程師」的工作,而他的其它同學卻大多只能找到「助理工程師」,相較之下,小張的表現確實是相當不錯的。能應徵上工程師想當然爾,小張在專業基礎上,功夫紮得還算不錯,而且他平時也很認真,看起來應該是滿可以栽培的對象,所以主管對小張頗有期待。

只是,小張在做事上,卻經常出現一些小小的瑕疵,就像好端端的一件漂亮衣服,袖子上卻露出個線頭,或是縫邊不齊,總是顯得美中不足。雖然衣服本身質感好、設計佳很是吸引人,但只要稍有瑕疵,就常令顧客們難以下得了手。

主管每次交辦事情給小張時,雖然小張都很認真的在聽,但回去後卻總難免漏掉一兩件事情,雖然不是故意的,但連續幾次都發生相同的情形,主管可就腦了,於是跟小張說:「你要是記憶力不好,沒辦法記得住我交辦的每件事情,那你就拿紙筆記下來,這樣就不會忘記了。

不認為重要的事情,就不容易做得好

這說也奇怪,小張明明就是個認真的人,就唯獨對主管交辦的事情總是丟三落四的。主管要求要拿紙筆來記,這有什麼困難的,只是,有趣的是,就連要帶紙筆過來的這件事,小張也一樣三不五時都給忘了,真是有異曲同工之妙,對此情況主管又念了小張幾次,沒意外的,效果都不彰。

所謂有一就有二,無三不成禮,主管交辦的事項會遺漏,拿紙筆來記會遺忘,當然其他的事項也不例外。主管請小張安排會議,相關議題跟小張講完了就請小張進行後續的安排。只見小張認真地聽著主管的指示,一副胸有成竹的樣子,當然啦,也不過就是安排個會議,也沒甚麼了不起的。但主管看著小張就只是在那裡聽著,手中的筆卻遲遲未動,就特別交代小張要把這幾件事情記下來,不要漏掉了。只見小張也不知哪來的信心,就只是隨便動筆寫個幾個字,始終不肯仔細地記錄下來。小張心想,這些事情自己本來就都知道,而且又不是技術上的問題,那會有甚麼難的。

工程師的問題常在這裡,只要跟技術關係不大的,就覺得沒什麼。這樣也沒關係啊!要是覺得沒什麼,那就把事情給做好了來才是,而不是在那裡心裡覺得沒什麼,做起事情來卻更沒有什麼,徒惹主管反感。

議題漏掉就算了,怎麼連個會議紀錄要不是忘了寫,就是寫得丟三落四的,真是能夠維持一貫的水準。這樣的事情,主管本來看小張在專業上的表現不錯,技術一點就通,執行的成果也很好,就沒特別訓斥,只是點到為止,給小張留個面子,希望他能夠自行改善,但點了太多次沒有作用後,主管的耐心可就用完了。

我已經跟你說過,要把我交代的事情用紙筆記錄下來,你如果不想寫下來也沒有關係,那你就要有本事用大腦把事情給全部記起來,結果你卻是記憶力不行又不肯寫下來,就像今天會議的議題,你又漏掉好幾項。

主管昨天才把今天要開會的議題跟小張逐項講完,請小張通知相關人員,預定會議室,製作投影片……等等,結果會議一開,議題還是漏了幾項,主管在會議結束後忍不住的念了小張幾句。

其實你不只議題會漏,前幾次會議有時連決議事項也漏了好幾項,你不要以為只有技術是重要的,其他這些事情就不重要,其實做好這些基本動作,對你未來發展的影響也是很大的。

小張認真地聽著,心裡也不知在想著什麼,看起來不是恍神也不是放空,倒是有點像是不知所措,因為小張做事本來就很認真,也很想求表現,卻唯獨在這些事情上,不知怎的,就是莫名其妙的荒腔走板。

你在技術上的表現很好,也很有前途,但為何明明表現很不錯卻要被這些事情給拖累,把原本的好印象給破壞了,這不是很不值得嗎?把交代的事情給記清楚就這麼簡單的事情,只因為你的忽視,卻對你造成很不好的影響。

小張還是默不作聲,看起來是認同主管的說話,但重點是該怎麼才能做好呢?

事情大小不是自己說了算

主管看小張的反應,似乎不太能明白這其中的重點,「你看就連公司幾位高階技術主管,不管是一般的討論或是進行會議,自己都會把重點詳實地記錄下來,大家都早已養成記錄的習慣,而且通常在討論或會議結束的時候,紀錄也同時做好了。這樣可以訓練自己掌握重點的能力,以及做事的速度,紀錄做得好不但能夠讓未來事情做得順利,減少模糊空間,容易安排計畫,對於未來的檢討就更有幫助,等於是把工作經驗用文字保存下來,未來要參考查詢也才方便,這些對於一個人在公司未來能夠順利的發展,是非常重要的因素。

你想想看,」主管嘆了口氣,接著說:「如果就連這點小事你都沒辦法做好,我又怎能指望你將來能承擔更大的責任呢?你只顧做你自己想做或是自認為重要的事情,卻搞不清楚,無論事情大小,只要主管特別交辦的,就一定是重要的事情,所以能夠達成主管交辦的任務,才是最重要的。」

經過主管用力的說明,小張頓時豁然開朗,以前認為在這些行政的瑣事上學不到東西、得不到進步,也就不認為這種小事對自己的發展會有什麼影響,所以就不需要花時間、花精神在這種小事上面,現在終於知道做好這些基本功夫,對自己的幫助有多大,於是感謝主管的教誨,回去用功了。

平時那麼努力的求表現,沒想到竟然栽在這種小事上面,小張哪肯就這麼的認輸,被主管念了一頓後,小張自尊心作祟,非要扳回一城不可,於是晚餐先擱著,加班把這次的會議紀錄翔翔實實、仔仔細細、清清楚楚的記錄了好大一篇,心想,這次要讓主管對自己徹底改觀。

小張拼命的完成了會議記錄,馬不停蹄的就把它立即E Mail給所有與會人員,然後開心的下班去了。主管過了一會兒開了信箱,看到這封會議紀錄,本來很高興的以為這次總算是把小張給點醒了,沒想到才看了沒幾行,嘴角向上的笑容,瞬間彎了下來,且愈看怒氣愈大,還沒等到看完,就忍不住用力地按下了回覆鍵……

是誰告訴你這個會議紀錄可以寄出來的。」主管寫下了這幾個字後,就把回信寄出去了。

正確與否要經主管審閱

這是怎麼回事,小張這麼認真努力的回應主管的要求,不是應該得到主管的大力讚賞嗎,即使沒有大加讚賞,起碼也會欣慰孺子可教也,怎會變成這樣的結果。

小張比原來更加不解了,那到底該怎麼做才對,主管怎麼那麼難侍候,真是動輒得咎,這下小張更加的六神無主了。

事情的大小不是自己說了算,同樣的,事情做的對不對、好不好也需要經到主管審閱後才行。出社會做事情,不是只把技術弄好就行,對於做事的程序與方法也是同樣重要的。

會議記錄要經過主席確認內容後才能發送出來,這是基本的做事程序,小張卻從來都沒注意過。小張以為事情都已充分的記錄下來這樣就好,卻忽略了,記下來不代表都記正確了,聽到了,不代表都聽懂了,這份會議記錄中小張寫的許多內容,都誤解了主管的意思,一份寫得再完整,內容卻是錯誤的會議記錄,怎可以隨便寄出呢?

許多新鮮人投入技術類的工作,就一心一意的在鑽研技術,對於其他的事情一概不管,甚至排斥所有與技術無關的事務。殊不知,企業中絕大多數的事情是需要與人合作、與人溝通的,而在企業中做事也有其一定的程序與規範,若搞不清輕重緩急、弄不明程序規範、做不到主管要求的事項,那麼縱有再好的技術,也無法用在主管認為對的地方,就無法有效發揮,那麼又怎可能會有光明的前景呢?

 

 

 

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