工作交辦像打回力球,一交辦就彈回來 來源: VodafoneMedien@flickr,CC BY-ND 2.0 有不少主管,部門的工作全由自己一肩挑起,好像沒有自己不行似的,其實並不是因為自己太行,而是因為不懂得如何交辦工作。部屬總有一大堆理由來推卸工作,工作一旦交辦不下去,主管就只好收回來自己做,最後就是累死自己而已。而工作交辦不想被部屬反彈回來,其實,是有技巧的。

 

走馬上任,剛當上部門主管的張經理,帶著忐忑的心情,緩步走到部屬的辦公區。張經理故意把腳步放得比平常稍重一些,希望有人會注意到他的到來。這個辦公區不算大,裡頭的座位不超出十個,座位間用低矮淺色的隔屏隔著,這時坐在臨走道的小李似乎感受到了什麼,無意識地抬起頭來望了一下。張經理眼睛一亮,見機不可失,立即上前,口中同時說著:「嗨!小李,最近手頭上的工作多不多啊?

小李瞪大著眼睛,心裡正琢磨著這句話的用意,就聽到張經理接著說:「嗯!……我這裡有個新專案想交給你負責。

小李驟然間給嚇了一跳,皺著眉頭,一股氣按耐不住直衝腦門,扯著嗓門沒好氣的說:「我哪裡有空啊!你沒看我工作那麼多,都快忙死了,怎麼可能再接新案。」講完後低下頭,拿起筆來,繼續忙他的事情,完全不鳥主管的反應。

張經理碰了個軟釘子,一時之間下不了台,無奈的表情盡寫在臉上。才剛發出去的球就像打到堅硬的牆壁,迅速的給彈了回來,只是這個球,還是得再發出去才行。

張經理把眼光掃向隔壁的小王,小王的工作早被剛才的對話給打斷了,正抬頭看著這場好戲,忽然發現主管看向自己這邊,驚覺不對,趕緊把眼光避開,但,來不及了,就聽到張經理接著說:「耶!小王……那你呢?

剛剛才被小李推掉的工作,聰明的小王怎可能會乖乖的就範,靈機一動,嘿嘿!就順著小李的說法:「嗯!我也一樣,整天都忙得要死,根本就抽不出時間來。

張經理再次受到打擊,鼻子嘴巴都快擠到一起了。小王看了有點於心不忍,緩了緩說:「好吧!即使我願意接這個專案,那麼現在我手頭上的這些案子又該怎麼辦呢?你也知道這些案子都很重要,難道你有可能同意讓這些案子全部都延期?其實我是沒什麼關係啦!只要後果你肯負責,其他的,我都沒有意見。

拐彎抹角地,張經理還是碰了個大釘子,張經理愈來愈著急,心裡就愈來愈慌,話也就講得就愈來愈心虛,看到旁邊另一排座位上的小美,不假思索的說,「那小美妳呢?……妳總該不忙了吧!

原本低著頭,覺得事不干己的小美,被主管這麼一點名,不是立即起立答是,而是扁著嘴,一副莫名其妙的樣子,大聲嚷著:「這又不是我負責的工作,為什麼要我做!

張經理再次被打槍,心裡面五味雜陳,可真不是滋味。

也不過就只是交辦個工作而已,怎會搞得自己如此的狼狽不堪。張經理六神無主,無奈的在辦公室中望來望去。就只剩下最資淺、職位最低坐在最前排座位的小林了。張經理重新打起精神走了過去,看著一臉稚氣,剛從學校畢業沒多久的小林,語帶懇切的說:「小林,那這份工作交給你負責,好嗎?

小林一臉無辜,緊張得不知該如何回答,就尷尬的杵在那裡,一副欲語還休的樣子。張經理眼睛發光,滿懷著希望,心想得救了,這份工作可終於有機會可以交辦出去了。

十幾秒鐘過去,小林結結巴巴的,最後終於把話給說了出來:「可是……,可是……,可是我不會做啊!怎麼辦!

交辦工作有訣竅

當上主管之後,最常碰到的就是工作交辦,一個部門的工作那麼多,總不可能事情全由主管來做吧!(不巧的是,還真有不少菜鳥主管是這麼做的!)所以,交辦工作就成了新主管的重要課題。

遇到好的部屬,沒問題,自己的工作自己知道,不用你多說,會主動去做;但若遇到想偷懶、多一事不如少一事、習慣推諉責任的部屬,那原本該是他的工作,你若不指派,他就當作沒看到,即使指派了,也能瞎掰出一堆理由來塘塞,反正能不做就不做,就看你這個主管的本領如何,若是不如何,看你能奈他何。

有能力的部屬不怕做事,只怕不被主管重用,沒把重要的任務交給他;而沒能力的部屬就怕主管重用他,把工作交給他只會覺得工作繁重、壓力重重。有能力的部屬難尋,能力不足的部屬卻隨處可見。工作交辦不是玩大風吹,誰沒位子坐的,就活該倒楣輪到誰,交辦工作不能硬幹、蠻幹,而是有幾項原則,要先搞定。

交辦工作首先要搞清楚狀況,每個人所負責的工作範圍不同,要先知道這是屬於誰的工作範圍,才不會張冠李戴,胡亂指揮,殺雞用錯牛刀了;再來要弄清楚每個人手上的工作量,免得弄個勞役不均、天怒人怨;最後要選對場合與時機,商量要私下,宣布要正式,搞錯場合、弄錯時機,就只好聽天由命了。

工作範圍先釐清

愈大的公司分工愈細,每個人負責的工作範圍愈窄,工作畫分得愈清楚,這雖然有其好處,但卻不利於主管的工作調度。不要以為做會計的人的工作內容都一樣,有人只做應收帳款、有人只做應付帳款、有人只做成本、有人只做總帳,而且很可能不是「只做」單一工作,而是「只會做」這個工作。

也有不少員工是,只願意做當初面試進來時談好的工作範圍,凡是超過這個範圍的一概不願做。就曾遇到過某位擔任人資工作的,要他去處理教育訓練,他就義正詞嚴的說:「這不是我的工作範圍,因為當初面試時說好的工作內容,就只有招募。

先把每個部屬所負責的工作範圍搞清楚,才不會工作交辦時找錯對象。可以參考每個職位的工作說明書(如果有的話,而且,正確的話),或是請教前任主管,也可以跟每位部屬談談他目前所負責的工作、過去曾做過的事情,也都會有幫助。

搞清楚工作負荷

一個人的工作量多少才算剛好,這其實很難知道,因為跟每個人的工作能力有關。一個單純的總務工作,過去每任都能在下班前把工作做好,每天準時下班,但是一模一樣的工作,就有人每天認真工作到七、八點,都還做不完。

要了解一個人的工作負荷,就要先了解他的工作能力,觀察他的工作方法,以及工作態度才有機會真的了解。雖然大多數主管都是以下班時間來判斷工作負荷的大小,也就是有加班就代表工作量大,沒加班就代表工作輕鬆,但這其實非常容易造成誤判。部屬只要知道主管是以此作為判斷依據,就會故意演給你看,自動調整工作內容與時間,就變成白天處理私事,下班時間後才開始辦理公事。

了解一個部屬過去做事的效率與成果,以及其他做過類似工作同仁的工作表現就可以有基本的比較基礎,當然,主管自己本身做過同類事務是最佳的參考點。所以,在當上主管之前,能做過愈多的事情,接觸過愈多的情況,對於當一個好主管是很有幫助的,不過要特別注意的是,每個人的資質不同,要避免完全拿自己過去的執行成效當作要求部屬的標準,否則很可能每個人都達不到要求,要不然,怎麼會是你升上來當主管,而不是別人呢?

選對場合與時機

對於愈會推工作、愈難交辦工作的部屬,要交辦工作,就愈要在正式的場合,而一個部門最正式的場合,就是部門會議

在愈私下的場合溝通,就代表事情事是可以商量的。所以不想接工作的部屬就愈容易找理由來推掉工作,但若在正式的場合,主管說的話就代表命令,想要抗命就不是那麼容易的事情了。當然,主管在下命令時還是要先做好事前的準備工作,確認部屬的責任範圍以及工作負荷,才不會下錯指令,反令人不服。

先私下跟部屬溝通,了解部屬的狀況,也讓部屬對新工作有概括的了解,再到部門會議時正式指派工作,是比較和緩的做法。溝通時最好是請部屬過來,而不要自己過去找部屬,這樣比較容易建立主管的權威,較易詢問或交代事情

但對於冥頑不靈的部屬,這樣的做法還不能保證完全有效,有些惡劣的部屬,即使主管在部門會議中下了命令指派工作,仍是有可能當場拒絕給主管難堪,這時,主管就需要一些技巧了。

在交辦工作後,特別提醒記錄人員要列入會議記錄,還要明訂完成日期,就會讓這個交辦成為決議事項,這樣也等同再次宣告這件事的重要性。

若擔心部屬可能當場找理由拒絕,可以在交辦完工作項目後,立刻補上一句:「若有問題,會議結束後再找我說明。」直接沒收掉部屬的解釋機會。可千萬不要在交辦工作後還白癡的問部屬:「對於這份工作,你有沒有問題。

不過有些部屬還是會故意裝白目,硬是要說出一堆理由抗拒,這時可千萬不要跟著部屬起舞,也不要回應部屬提出的理由,更不可跟部屬爭辯,只要說:「這些問題我都已經考量過了,這件事情就這樣決定,若執行時遇到狀況,再視情況調整就好。

也可以這樣說:「以你的能力,這些問題你都能處理,所以不要再找理由來推拖了。

勇敢面對

主管交辦工作受挫,就會愈害怕交辦工作,愈害怕就愈不敢交辦,結果就只好自己一肩扛起,如此負面循環的結果,最後就是累死自己而已。

遇到問題要勇敢面對,否則主管這條路是走不遠的。剛當上主管,該做的功課要先做好,需要的技巧只要逐次磨練,就能慢慢得出心得,這樣對於難以帶領的部屬就不會心生畏懼。能夠面對問題以後,就會發現其實並不困難,最怕的就是一遇到挫折就退縮,這樣模式一旦定型後,就很難挽回了。

 

 

 

創作者介紹

凌帠的管理世界

凌帠 發表在 痞客邦 PIXNET 留言(0) 人氣()