當上了主管才開始學做主管 來源: LeticiaBertin@flickr,CC BY 2.0 常聽許多新手爸爸說的一句話:「我們都是當上爸爸後,才開始學做爸爸的。」很少人在當爸爸之前就做好當爸爸的準備,總是要等到真正當上爸爸後,才發現原來自己不會當爸爸,這時才真的意識到,是到了該努力開始學習如何當個好爸爸的時候了。巧合的是,新手主管遇到的,也常是同樣的情況。

個詭異的現象,第一次當上主管的人,幾乎沒有一個人是因為在管理上表現優異,而獲得拔擢的。這不是廢話嗎?管理是主管的責任,不屬部屬的工作範疇,部屬當然沒機會做管理的事情,又怎麼可能因管理的表現好而獲得晉升呢。所以,每一位第一次晉升主管的人,幾乎都是因為在原本的工作上表現突出,才當上主管的

只是,當成為了主管之後才發現,在自己原本熟悉的工作技能中,卻沒有幾項是與當主管有關的,尤其是管理方面。但是,擔任主管後的主要工作,卻一下子全變成管理方面的事務,這可該怎麼辦才好?

即使有準備也是紙上談兵

想想看,如果你從來沒滑過雪,人卻突然站在滑雪道前,即使你是天生的運動員,穿了全身的滑雪裝備,恐怕也很難能一路順暢的滑下來,能不摔個狗吃屎就算不錯的了。

記得第一次滑雪的時候,是在零下十幾度,極目四望全是一片白雪皚皚的北海道。站在租來的全套裝備前,心裡自信的認為,過去曾溜過輪鞋,也到過幾次冰宮,雖然技術不怎麼樣,但只要多練習幾次,應該是難不倒自己的。

只是,著裝完畢後,令自己都驚訝不已的是,竟然連站都站不起來,只要一站起來人就立即往後滑倒,本以為可以靠著自己練習就可直接上場的,現在卻落得非要靠別人的協助才行。

好不容易經過旁人的指點,學會了幾個基本動作,就興奮的跳上了滑雪纜車,穿著滑雪板的兩隻腳掛在空中盪來盪去的,真的要開始滑雪了。

到了半山腰,跳下纜車,小滑了幾步,前行到初級滑雪道的起點。往下一看,我的媽呀!這麼陡的坡度,根本就是跳崖嘛!會不會走錯地方了。沒辦法,前面的人陸續往下滑,而後面上來的人則持續的往前推進,看著面前滑雪道上縱橫交錯、快速滑行的人影,真是前有埋伏,後有追兵。沒有退路了,只好硬著頭皮往下跳,可惜雙腳不聽指揮,就只好這麼一路勇敢的摔到終點,沿途還順帶牽拖了一票人,陪著一起摔。

在職場上除非你是天生的領導人才,否則即使是企管系所的畢業生,當上了主管之後,面對部門的狀況,也多半是不知所措。就像滑雪新手的踉蹌顛撲一樣,面對從來沒看過的場景,遇到從來沒經歷的狀況,難免手忙腳亂、不知所措,甚至有些人還是生平第一次看到雪,那你要他們怎麼辦。

幸好其中還有些值得安慰的地方,至少部門的業務內容是自己所熟悉的,即使只是其中的一部分也不無小補。不像許多新上任的民選首長,當了這麼大的官,但對自己所治理城市的業務,卻是茫然無知、毫無所悉,這才是真正恐怖的地方。

悲慘的場景

當了主管後才發現自己不會做主管,這是最常見的現象。首先會發現工作交辦有困難,過去熟悉的同事全都變成了自己最大的包袱,沒人願意配合,難以指揮;接著部屬的緊急事件層出不窮,自己也搞不清楚狀況,卻被迫要立刻指示下命令,心中根本沒答案,其實即使有答案,自己也不知到底是對還是錯;老闆總是臨時交辦一堆莫名其妙的任務,卻要求需即時達成,工作量驟然增加數倍,壓力也倍增;跟自己的人都溝通有困難了,卻三不五時要與其他單位協調,要不就是要請別人來配合,或是配合其他單位,但是,經常聽不懂也搞不清其他單位的業務內容與重點是什麼?

老闆交辦的工作要負責、部門的業務要負責、其他單位的事項要配合、例行事務要處理、突發狀況要處理、部屬不爽要處理、人員離職也要處理、就連工作太少了,也要趕緊來處理。

要負責的事項數不清、要處理的狀況應付不完,當上了這個主管,薪水才只多加了幾個錢,工作量卻是翻了幾個倍,就只有職稱好聽些,這個買賣還真是虧大了,只是後悔已經來不及了。

主管是條不歸路

主管是個分水嶺,工作型態至此丕變,主管的工作內容與所需技能與部屬有相當大的差異。一般的說法,主管的工作時間中大約有七成以上是在做溝通(但所發生的問題中卻也約有百分之七十是由於溝通不良),且愈高階的主管,時間花在溝通上的比例就愈高,這跟做部屬時很不同吧!

當個部屬只要做好自己份內的工作、聽命行事,不懂時可以問主管、出事了主管扛。但是一旦當上了主管,所有的責任與問題瞬間都變成自己的,不僅自己要做好,還要讓所有的部屬都要做得好。對於職涯而言,畢業後進入職場是第一階段學習的開始,而當上主管後可說是職涯的第二階段學習的開始。

一但升級到第二階段,發現先天不足又後天失調,想要砍掉重練,退回到第一階段,不是不行,而是很困難。當上主管後,若無法適應或是表現不佳,想要走回頭路,總是困難重重的。首先,要承認自己能力不足,就不是件容易的事情;再來,很少人能完全不介意別人的眼光。平時若是表現不好,別人未必能看得出來,但是,上台後旋即下台,大家馬上就會知道你是不行的;而傷害最大的則是,未來的發展恐怕就會到此為止了。所以想選擇打回原形,並不是大家都有勇氣做的事

做不好又沒勇氣下台,結果就經常會變成硬撐、擺爛,就只好欺上瞞下、推諉責任、踢皮球、蒙混過日子。欺瞞不過時,就只好整天挨老闆罵、部屬不甩、旁人看笑話,只能死皮賴臉的混下去,自己不下台就等著被迫下台去。很多主管之所以變成爛主管,並不是他們願意這樣的,經常是被形勢所迫,當初的一步錯,後來就只好步步錯了。

不會當主管,有些人為了生存,就因此而練就出一身騙死人不償命的唬爛功夫。只是時間一久難免會被人看破手腳,此時就得趕緊跳槽換頭家,又可以重新復活再唬爛,甚至還能更上層樓,來個步步高升。我們常看到許多金玉其外,敗絮其中的空心高階主管,就是這麼生出來的。

可以做的準備

要當個好主管,事前的準備並不容易,單靠書本上的知識吸收,總是成效不彰,因為理論與實務有著十萬八千里的距離。而且除了政府機關、軍警單位或是少數優秀的大型企業有可能提供培訓課程或計畫外,社會上是很少提供學習機會的,所以就只好靠自己機警的去發掘了。

部門內若遇到特殊個案,偶而會成立專案小組的編制,這時若能爭取擔任專案負責人,就會是一個很好的實務歷練機會;或是公司舉辦活動,也可積極的參與,最好能成為活動主辦人,也是不錯的領導訓練,例如:公司旅遊、園遊會、望年晚會等等。總之,機會要自己找,不要每次都把機會當成麻煩事,避之唯恐不及,那麼就很難為成為主管預做準備了。

另外,平時也可多觀察主管如何處理事情,如何協調溝通與指揮調度,在同一情況下,可模擬自己會如何處理,再比對主管的作法,就能有所心得。

該做的事

擔任主管遇到的挫折,經常比剛出社會開始工作時所遇到的挫折還大。因為過去沒有經驗,缺乏相關知識,更缺乏的則是處理事情的技巧,才會造成挫折頻仍,而這也是菜鳥主管面臨的最大挑戰。

面對如此的困境,菜鳥主管絕對不可灰心喪志,因為大家面臨的狀況都一樣,是每個人的必經過程。只要抓得到訣竅,就能順利過了這一關,而後隨之而來的將會是海闊天空,才能更上層樓。眼前看來只能邊做邊學,且要付出加倍的努力才有機會兼顧工作與學習,要學習主管處理事情的撇步,又要能即時派上用場,而這一切,才剛開始。

 

 

 

凌帠 發表在 痞客邦 PIXNET 留言(0) 人氣()