部屬報告時,為何總是搞錯重點 不少部屬很怕跟主管報告事情,因為總是講沒幾句話主管就不耐煩的聽不下去,要不就是主管根本就聽不懂部屬在說些什麼,經常還聽錯了意思,嚴重時甚至還會把好事報告成壞事,有功報告成有過。部屬明明就想好好的報告清楚,但結果卻經常適得其反,這又是怎麼回事呢?

過主管的人大概都曾遇到過這樣的情況,就是部屬在報告事情時,總是說不到重點,講了半天也不知到底要表達些什麼,主管通常聽不到三分鐘就聽不下去了。但部屬也有話要說,就是主管每次都不聽完部屬的報告就直接打斷,要不然就是聽了一半就驟下結論,最後事情出錯了,才來責怪部屬當初沒說清楚。

其實部屬所關注的地方經常都不是主管所認為的重點;而部屬報告事情的順序,經常也只能像記流水帳般的從頭到尾循序地娓娓道來,無法直接跳到最關鍵的部分,依照輕重緩急來報告。部屬經常將重點放在作業細節上,尤其是自己正在處理的部分,或是遇到較難處理的地方,而這些對主管而言,大多都是無關緊要的作業面問題。

主管關切的是事情的結果以及其影響層面,而這些絕大多數的部屬根本就認為是與己無關,或是無法理解。於是部屬對主管的報告經常就會是重要的不講,盡報告些作業面的細節,把最不重要的優先講,而最關鍵的經常還忘了講,負面的優先講,正面的最後講。如此報告的結果,最常發生主管聽不到一半要不是聽不下去了,就是做成錯誤判斷,造成部屬的報告永遠報告不到最後的重點,就只會怪主管沒耐性,或是沒有判斷力了。

講錯重點,豬羊變色

採購人員小玲手上拿著外包採購單,正傷著腦筋該要如何跟主管解釋,這張老闆都已經簽核過的單子,竟然在發包時出了狀況。外包商收到外包採購單後,竟對原先談好的付款條件有意見,迫使小玲只好回過頭來修改這張外包採購單。

報告經理,這張外包採購單因為外包商老闆對於付款條件有意見,認為付款期限太長了,要把付款時間縮短到一個月,所以這張原先簽核過的訂單要先作廢。」小玲趕緊將要作廢的外包採購單拿給張經理看,「然後我另外又按照新的付款條件重新填了一張新的外包訂購單,」小玲又急忙地將新填的表單放到主管面前,努力的解釋這兩張新舊訂單的差異點在哪裡,並比對給主管看,「舊的那張我已經蓋作廢章了,麻煩經理簽核這張新的外包採購單。

張經理聽了小玲的報告簡直是火冒三丈,連表單都還沒來得及看,就直接開了罵:「這是哪家外包商有這麼偉大,付款條件他說了算,想改就改,以後是不想接單了嗎?而且我們對外包商的付款條件不是一直都維持一致的標準?那這家外包商是憑什麼要改。

小玲完全沒想到主管會是如此憤怒的反應,被張經理罵得一時愣住,不知該回答些什麼,張經理看了小玲沒什麼反應,再繼續飆罵:「妳這個採購是怎麼幹的,條件是怎麼跟對方談的,怎麼會對方說什麼,你也不做些什麼就完全照辦,要不然妳也應該要先回報才對啊。

這個結果可說是大出小玲的意料之外,小玲原本一直在擔心的是這張外包採購單到底是該修改好呢?還是要作廢後再重新簽核?深怕流程弄錯了會被主管念,只是沒想到結果卻完全不是如此。

小玲一時不知該從何說起,張經理顯得很不耐煩,於是問:「這家外包商又不是第一次往來,條件不是早就談好了,為何對方要改付款條件?

小玲這回可是小心翼翼的回答:「因為訂單發給對方後,他們老闆看了覺得條件太差了,所以不同意。

那你事前難道沒跟對方採購談好付款條件嗎?」張經理怒氣未消的說。

喔!我這次是因為之前的另外一個類似的案子,跟別家外包商談到比現在更好的付款條件,就想說這次跟這家外包商也試著想將條件改成對我方更有利的條件。

那對方有同意嗎?」張經理問。

我跟對方的採購主管談了老半天,最後終於說服了對方,同意將付款期限延長。

那很好啊!可是,既然已經同意了,對方後來怎麼又反悔了呢?」張經理說到這裡火氣算是消了一些,照這樣看起來,咱們家的採購應該還算是有盡責的。

我想對方的採購主管可能是因為說不過我,只好答應變更條件,但卻沒勇氣向他們老闆報告這件事情,可能是想試看看能不能蒙混過關,只可惜他的運氣實在不好,當他們老闆看到外包採購單時還是注意到了付款條件的變更,所以才會反對。」小玲這時似乎一掃剛剛被罵的神智不清,突然清醒了過來,趕緊補充說:「不過,我也沒有這麼容易就同意改回原條件,好不容易爭取到的條件,哪有可能隨便就放棄。

張經理這時氣已消了大半,感覺上心裡還暗暗地有點得意,心想著:「原來事情是這麼回事,我就想說我們小玲平時做事都很認真負責,怎麼這回會這麼離譜,原來是沒講清楚。

小玲繼續說明:「我知道了對方老闆對此有意見後,就積極的再跟對方協商,也是費了九牛二虎之力,最後雙方都同意採折衷方案,彼此各讓一步,雖然沒有當初談的條件那麼好,不過對公司來講也比過去的條件要好了。

張經理大大的嘆了一口氣,「唉!妳看看妳是怎麼報告的,原本是一件值得稱讚的好事,卻被妳荒腔走板的報告成大過一件。

小玲一臉無辜的樣子,顯然是不知道問題到底出在哪裡,這件事小玲都很負責盡職的談到更好的條件,所以並不覺得這些是重點,反倒是要麻煩主管重新簽核才是困難的地方,才會在報告時只說明這些。

張經理看小玲仍在五里霧中,就跟小玲解釋這件事應該是怎麼個報告法,「這件事情妳根本就報告反了,妳一開始的說法,重點在於強調原先的採購單內容錯了要重簽,不就擺明了是妳的作業疏失所造成的,雖然一樣都是要重簽,但為何要重簽的理由才是最重要的,所以應該要先說明。

小玲看起來似乎有點了解,張經理繼續說:「妳一開始報告時就應該要先說明這次外包妳原先已跟對方採購主管談好,幫公司爭取到更好的付款條件,所以外包採購單才會以此條件送簽,只是訂單送到對方後,他們老闆有意見,但妳仍是鍥而不捨的與對方溝通,最後仍談到不錯的條件,所以外包採購單才要重簽。如果妳是這樣報告,我讚賞都來不急了,那還會生氣啊!這樣妳懂了嗎?

特殊規格圖利廠商

又過了一陣子,小玲送了張筆電的採購單來給張經理簽核,張經理拿起整份文件看了看,感覺好像比平時薄了些,仔細一想,「對了,為何這筆採購沒有比價單呢?

小玲趕忙解釋:「因為這次採購的筆電是特殊規格,而且只有一家供應商有貨,時間也比較緊急,所以就沒有填比價單。

這不解釋還好,愈解釋卻愈糟,張經理的火氣又被挑了起來:「為什麼要開特殊規格呢?」張經理不解的問:「不過就是一台一般員工要用的筆電,也沒什麼特殊的,為什麼要開特殊規格?妳這樣不是擺明是綁標,在圖利廠商嗎?」張經理雖然很清楚的知道小玲不可能去圖利廠商,只是故意這樣說而已,但以小玲這樣的報告方式,那不是綁標又是什麼?

這個指控把小玲給嚇了一跳,一時心慌也不知道該如何回答,想了想就說:「可是規格是MIS開的,我只是照著去採購而已。

那我問妳,MIS為何要開特殊規格呢?妳又為何不先搞清楚?不先跟MIS溝通好之後再採購呢?

我有跟MIS溝通規格,所以這已經是我跟MIS溝通後的結果。」小玲趕緊補充說明:「因為這個規格的價格是目前市場上最便宜的,也符合使用者的需求,只是只有一家供應商有貨,其它規格雖然等級只比這個規格稍微高一點點,但價格卻高了近兩成,實在不划算,所以才要趕緊下單,怕動作太慢會買不到。

張經理這時又是大嘆了一口氣,說:「這不叫特殊規格好嗎?這只是市場上即將要被淘汰的規格,所以有存貨的廠商很少,價格就會特別優惠,而這規格也符合我們的需求,所以才會決定要採購此機種,對吧!

小玲不好意思的說:「經理,我要說的就是這個意思。

既然如此,那怎麼會沒有比價呢?妳如果沒有比價,怎麼會知道規格稍高的機種價格會貴那麼多?」張經理以質疑口吻詢問小玲。

小玲毫不猶豫的說:「有啊!這些我當然通通都詢價過。

張經理不解的問:「那既然都詢過價,又為何不填比價單呢?否則我怎麼會知道這個規格比其他的便宜那麼多,而且妳也幫公司省了那麼多錢呢?

小玲這時如大夢初醒:「報告經理,我知道了,我馬上會把比價單補上來,並註明兩者在規格上其實差異是不大的,且都符合公司需求,但價格卻差很多,所以當然要採購較便宜的機種,因為是即將淘汰的規格,所以只找到一家供應商,這樣就不會被誤認為是綁標了。

張經理呵呵的笑說:「那這樣妳就應該知道,妳的報告方式到底是錯在哪裡了吧!

 

 

 

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